Con la popularización de las licencias OEM de fabricante ahora es normal adquirir un equipo cuya licencia está ligada a la vida útil del mismo. Cuando el equipo deja de funcionar, la licencia deja de estar operativa. Si pronosticamos un largo ciclo de vida para un sistema operativo, como el presentado este año por Microsoft, en nuestra empresa puede surgir la duda de qué hacer, ¿apostar por licencias por volumen o licencias OEM para Windows 7?.

Las licencias por volumen, o licencias de caja, son licencias que podemos instalar en cualquier equipo de nuestra organización, independientemente del hardware que monten. Es decir, nosotros compramos las licencias y después las instalamos donde queremos. De esta forma lo normal es adquirir un número de licencias para nuestra empresa que mantendremos mientras utilicemos dicho sistema operativo, independientemente del ciclo de vida de los equipos.

Este tipo de licenciamiento resulta más caro que las licencias OEM, que van ligadas a la vida útil de los equipos. Sin embargo, tienen la ventaja de poder pasar la licencia al nuevo equipo cuando decidimos renovarlo mientras mantengamos dicho sistema operativo en nuestra empresa. De esta forma es más fácil de amortizar el sobrecoste que tienen este tipo de licencias sobre licencias OEM.

Es decir, si un sistema operativo dura en una empresa 10 años y a lo largo de ese tiempo hemos cambiado dos o tres veces de equipo informático no hemos tenido que adquirir una nueva licencia de sistema operativo al comprar un nuevo equipo informático. Además tenemos la ventaja de que vamos manteniendo el mismo sistema a lo largo del tiempo, y nos mezclamos varios sistemas operativos en la empresa que siempre acarrea un mayor coste de mantenimiento.

Es una inversión a largo plazo que nos ata a utilizar un sistema durante largo tiempo para su amortización, por lo que debemos estar plenamente convencidos de que el sistema que utilizamos nos dará toda la funcionalidad que necesitamos para nuestra empresa. Quizás Windows 7 sea ese sistema de largo recorrido en las empresas, digno sucesor de Windows XP.

Una de las cuestiones que cada vez que comienza un periodo de vacaciones tenemos que decidir es hasta que punto nos podemos permitir desconectar de las rutinas diarias. Antes era muy fácil. Se cerraba la empresa o el negocio, se ponía un cartel de “Estamos de vacaciones hasta el próximo 3 de enero” y aquí paz y después gloria. Pero hoy en día donde nos movemos en un mundo cada vez más conectado esto cada vez es más difícil. Por eso las vacaciones en las redes sociales son misión imposible para las empresas.

Y es que no podemos tomarnos vacaciones de Twitter o Facebook. Bien es cierto que necesitamos desconectar, por eso lo más recomendable es delegar la actualización de Twitter o Facebook en alguien de nuestra empresa que pueda llevar a cabo esta misión. Si no es posible, o sois de la “reserva autónomos” lo conveniente es avisar en de que el ritmo de publicación bajará o que adoptará un tono más informal.

De todas formas hoy en día existen múltiples herramientas que nos permiten programar entradas en las redes sociales, de manera que podemos dedicar un tiempo para ir programando comentarios o enlaces en nuestras redes sociales y no dejar completamente desatendido el canal. Igualmente hay que vigilarlo, puesto que aunque sea un canal de comunicación asíncrono, si nos contestan se supone que esperan nuestra respuesta.

Con la llegada de las navidades muchos son los que nos animamos a comprar a través de Internet de manera que nos evitamos, fríos, atascos y sobre todo aglomeraciones en tiendas y centros comerciales. Si sois de los que dejáis las compras para última hora seguro que sabéis de qué os hablo. Pues bien, si nos decidimos por Internet como canal de compras debemos tener en cuenta la logística del comercio electrónico.

Y es que en estas fechas no sólo depende de que el producto que hemos pedido lo tengan o no en stock sino que además el transportista que nos lo tiene que entregar en casa por lo general estará sobrecargado de trabajo. Esto significa que se pueden producir retrasos y por lo tanto la imagen de nuestra tienda se puede ver dañada.

Claro está que todo tiene unos límites aceptables. Si la entrega es en dos días laborables entendemos que el umbral para hacer un pedido que queremos recibir en Navidad no irá más allá de mañana, puesto que difícilmente lo tendremos en nuestra casa de otra manera. Por lo tanto si vamos a comprar en Internet tened en cuenta los plazos de entrega.

Si somos nosotros los vendedores no estaría de más incluir un párrafo adicional en las condiciones de venta o poner un pequeño aviso en la web que recuerde el umbral para hacer un pedido y recibirlo en casa en determinadas fechas. De esta manera por un lado estamos evitando las reticencias del comprador online, que siempre tiende a comparar demasiado y a la vez nos cubrimos las espaldas ante posibles retrasos que puedan producirse por parte de los transportistas.

En realidad no tienen que producirse retrasos, los transportistas ya asumen que en estas épocas del año la paquetería aumenta, por lo que deben hacer frente a sus compromisos. Lo que debemos hacer en todo caso es reclamar la entrega de los productos en tiempo y forma, independientemente de que seamos compradores o vendedores.

Otra opción muy interesante en estas fechas son las reservas de productos para recoger en tienda que en muchos comercios se ofrecen. Realizamos la reserva de un producto a través de la web y una vez nos confirman que el pedido está preparado disponemos de 24 horas para recogerlo y pagarlo.

Esta es una opción muy buena por dos motivos. En primer lugar vencemos las reticencias al comercio electrónico de muchas personas puesto que en muchos casos el producto se abona en la tienda. En segundo lugar el cliente se evita paseos en balde, busca y reserva por Internet y compra de forma tradicional, pero sabiendo que tiene su producto en stock y ahorrándose gastos de envío.

Esta modalidad la han adoptado grandes establecimientos en sus ventas online, como ZARA o PC City por citar alguno de los que conozco. En el caso de ZARA el cliente se asegura de esta manera que tiene la prenda que quiere en su tienda habitual. El atasco, el agobio de centros abarrotados no los evitaremos, pero seguro que así no volvemos con las manos vacías.

Mucho hemos hablado en este blog de soluciones de facturación electrónica al alcance de las pymes. Tan grande como la variedad de pymes, desde soluciones apropiadas para el autónomo hasta soluciones para pymes medianas de más de 200 trabajadores la variedad es amplia. Hoy vamos a hablar de ecoFactura, una solución de facturación electrónica sencilla y potente.

Sencilla porque para su instalación sólo tendremos que utilizar un ejecutable que nos irá guiando en el proceso y con el que no tendremos ningún problema. Y potente porque una vez configurado podremos tener muchas funcionalidades que nos permitirán automatizar muchas tareas correspondientes a la facturación electrónica, con el ahorro de tiempo y mejora de productividad que esto trae asociado.

Una de las principales ventajas que nos permite ecoFactura es la firma de documentos por lotes. Y digo firmar documentos porque también podremos firmar nóminas, informes ISO9000, etc. Para ello, no tenemos más que configurar en la aplicación una carpeta donde por defecto iremos dejando las facturas pendientes de procesar. Igualmente designaremos otra para que vayan las facturas una vez firmadas. Estas carpetas podrán ser de red, con lo cual todos trabajamos con la misma carpeta independientemente del equipo en el que trabajemos.

Podemos configurar la firma electrónica mediante certificado o tarjeta criptográfica, de manera que el sistema reconozca donde está el archivo de firma y realice la operación automáticamente. Otra de las opciones interesantes a la hora de trabajar con ecoFactura es la posibilidad de enviar las facturas electrónicas firmadas por correo a nuestros clientes, por ftp, o enviar un SMS avisando de la llegada de la factura. Igualmente si nuestros clientes así lo desean tenemos la opción de imprimir directamente la factura.

A la vez podemos integrar ecoFactura con nuestras bases de datos para que realice búsquedas de nuestros clientes. Esta opción puede ser un poco más complicada de integrar, con opciones para ejecutarse con bases de datos Access y SQL pero que nos darán soporte en la instalación del software. Una buena opción para tratar de automatizar en la medida de lo posible la facturación electrónica.

Por último otra opción bastante interesante es la creación de distintos perfiles, de manera que podemos ejecutar distintas tareas dependiendo de nuestras necesidades sólo con crear un perfil distinto. Esta opción es interesante si queremos crear carpetas distintas para la generación de las facturas dependiendo de los tipos de clientes que tengamos.

La verdad es que pocos peros podemos ponerle a esta aplicación de facturación electrónica que nos permite una gran funcionalidad y a la vez está pensada para que su manejo e implantación sean sencillas. A la vez se adapta bien a las necesidades de distintos tipos de pymes, aunque claro está a medida que aumenta el tamaño y debe integrarse con otros sistemas la cosa se complica.

El coste de esta solución parte de los 1450 euros. Podemos descargarnos la aplicación de escritorio y probarla durante un mes, para ver si se adapta a nuestras necesidades y a partir de entonces tendremos que licenciar el producto. Obviamente es adecuada para empresas que tengan un alto volumen de facturación, ya que para manejar cuatro o cinco facturas al día hay otras alternativas adecuadas.

Estamos a escasos días de empezar un nuevo año y con ello empezamos a promocionar lo que será parte de una nueva andadura para el futuro. Podemos usar el efecto Streisand para promocionar un producto desde la PYME y así dar viralidad a la salida de nuestro producto.

Es una forma de promoción nacida desde Internet y para la red de redes. Actualmente la podemos ver reflejada en todo lo relacionado con Wikileaks y podemos palpar el alcance que tiene y el férreo camino que sigue. Aunque es una buena forma de promocionar algo, también cuenta con un arma de doble filo capaz de enterrar nuestro producto.

El efecto Streisand es un fenómeno que se produce en Internet en el que, al intentar censurar cierta información, fracasa o es incluso contraproducente para el censor. Gracias a esto acaba siendo ampliamente divulgada, recibiendo mayor publicidad de la que habría tenido si no se la hubiese pretendido ocultar la verdad.

Es una forma de voltear la información que queremos dar sobre un producto nuevo de la PYME. De esta forma, generaremos intriga y la necesidad de saber algo. Habitualmente todos queremos saber de qué se habla y por qué nos dan poca información. Al generar la necesidad de saber algo el público al que va dirigido nuestro producto intenta conseguir más información y se forman “corrillos” para averiguar de qué se trata.

Como anteriormente comentaba es un arma de doble filo ya que si nuestra empresa pretende lanzar un producto de la mano del efecto Streisand y no se basa en una buena estrategia de marketing online puede caer, en cuestión de días, en el olvido. Es importante basarse en reglas SEO para poder adaptar el producto de la PYME a las necesidades del mercado.

Es una forma más de promocionar un producto en Internet. Posee un carácter diferente y también una dificultad añadida regida por unas directrices muy analizadas y mejor pensadas. Pero, sin duda alguna, tiene un gran poder en Internet y puede llegar a un público muy amplio.

El abaratamiento de los sistemas de almacenamiento está llevando a muchas empresas que antes no veían asequible adquirir discos SSD ahora se plantean si este tipo de discos merecen la pena en la empresa. ¿Mejoran nuestros sistemas? La verdad es que sólo recomendaría discos SSD en la empresa para aquellos que estén buscando la máxima velocidad para sus sistemas.

La velocidad de lectura escritura real de los discos SSD es mucho más elevada que la de los discos magnéticos. Pero a la vez tiene inconvenientes, como un mayor coste y un menor tiempo de uso. Como ocurre con los discos tradicionales, no todos los discos SSD son iguales, y existen distintas gamas. Los más económicos que podemos encontrar en el mercado ya mejoran bastante a los discos tradicionales.

Estos discos pueden dar un buen rendimiento para instalar en ellos el sistema operativo. De esta manera uno de los cuellos de botella que podemos encontrar en nuestros sistemas se solucionaría. La velocidad de acceso y ejecución de los programas mejoraría y a la vez el rendimiento general del equipo se vería beneficiado.

Otra cuestión diferente es si montaría un sistema RAID con discos SSD, cosa para la que creo que está todavía un poco verde la tecnología, además de lo tremendamente caro que nos saldría tener una capacidad de almacenamiento decente, por ejemplo, en RAID 5. Por eso creo que hoy en día los discos duros tradicionales siguen siendo más adecuados para la empresa.

También creo que los discos SSD tienen un hueco en los portátiles de gama alta. Sacrificamos almacenamiento, pero a la vez ganamos en velocidad y duración de la batería. Además no generan ruido y no se calientan tanto como un disco duro convencional por lo que en este caso si nos dan un juego de características interesantes para optar por ellos.

En lo que respecta pues a su uso empresarial, creo que si los grandes distribuidores de servidores no abaratan los precios de estos discos SSD en los equipos de gama alta se me hace difícil sacarle partido. Siempre podremos mejorar el rendimiento de nuestro servidor, pero tendremos que conjugar el nivel de inversión que estamos dispuestos a realizar con el beneficio obtenido.

Una vez que hemos seguido todos los pasos y conseguimos nuestros certificados, darnos de alta en las notificaciones y nos llegan los avisos en nuestros correos electrónicos que hemos asignado a las notificaciones, hemos de tener en cuenta el estado en el que se encuentran dichas notificaciones. Es importante a efectos administrativos saber el estado de las notificaciones una vez llegadas a nuestro buzón.

Lo primero que debemos hacer es distinguir entre notificaciones y comunicaciones, puesto que son dos cosas completamente distintas que podemos tener en nuestro buzón. Una notificación puede ser la llegada de una multa de tráfico, por ejemplo, mientras que el aviso en nuestro correo de que está próxima a caducar el período vigente de la ITV es una comunicación. A efectos legales es distinto, vamos a verlo:

Una notificación tiene:

carácter de fehaciencia para informar a los interesados las resoluciones y actos administrativos que afecten a sus derechos e intereses. Ha de haber constancia de la entrega y recogida de éstas por parte del destinatario, y causará el efecto administrativo oportuno en el expediente correspondiente

equivalen a una carta ordinaria en el ámbito postal. No queda constancia de su lectura por parte del interesado destinatario y no tendrá efectos administrativos, sólo informativo

• Puesta a disposición, cuando el destinatario ha recibido la notificación en su buzón y está disponible para su aceptación y lectura, o rechazo.
• Leída, si el destinatario ha accedido a la notificación y ha procedido a su lectura.

• Rechazada, si el usuario ha decidido no leer esa notificación de forma expresa. También pasa a este estado si ha transcurrido el plazo de 10 días naturales como hemos comentado anteriormente.

Estos estados y plazos son importante puesto que una vez notificados se dispone de unos plazos legales establecidos según el expediente administrativo aplicado. Un ejemplo muy sencillo que todos conocemos es la aplicación de reducción de la cuantía de las sanciones de tráfico para las que se disponen de 20 días naturales para hacerlas efectivas.

La semana próxima hablaremos del procedimiento que seguirá la AEAT para incluirnos en el sistema de notificaciones telemáticas de manera automática, que entran en vigor a partir del próximo 1 de enero del 2011 para muchas de las empresas de nuestro país y en este caso más vale estar atentos a este tipo de notificaciones.

Una de las cuestiones que muchas empresas utilizan son los gestores de correo. Clientes de correo tipo Outlook o Thunderbird por citar algunos que descargan nuestro correo en el ordenador y nos permiten su lectura. A diferencia de estos clientes de correo de escritorio las aplicaciones webmail, como puede ser gmail nos permiten leer a través de una aplicación web nuestro correo. A algunos nos puede entrar la duda de utilizar clientes de correo o webmail, ¿qué es más productivo en la empresa?

Quizás los clientes de correo tienen hoy en día más fama de la que merecen. En el pasado cuando las líneas de comunicaciones eran de una capacidad mucho menor si era aconsejable mantener este tipo de clientes, que nos permitía redactar todos los correos que necesitáramos sin conexión y conectarnos sólo para enviar y recibir correos. Esto los hizo muy populares en las empresas pero la verdad es que hoy día dudo bastante de su utilidad.

Y más que nada porque han dejado de ser prácticos. Trabajar con un cliente de correo de escritorio me parece más ineficiente que hacerlo directamente con webmail. En una empresa que siempre está conectada, habilitar el acceso web al proveedor de correo de nuestra empresa será de lo más cómodo, útil y con la posibilidad de gestionar nuestro correo desde cualquier ubicación, no sólo desde la empresa.

Es cierto que ésto también lo podemos hacer con los clientes de correo, pero si tenemos la bandeja organizada en carpetas, favoritos, marcamos como importantes determinados mensajes y estamos trabajando a la vez con cliente de correo y webmail se pueden producir algunas incoherencias.

A la vez la diferencia entre local y la nube cada vez se va diluyendo más. Hay clientes de correo de escritorio que guardan libreta de contactos en la nube, por ejemplo, y de esta manera siempre tendremos nuestros contactos disponibles aunque no estemos en la oficina. La libreta de direcciones es una de las cuestiones que puede tener incoherencias si utilizamos los dos sistemas, ¿guardé el contacto en mi libreta local o en la global?

Personalmente creo que si sólo utilizamos el correo en el trabajo, mejor un cliente de correo de escritorio, que nos descargue el correo y si tenemos algún problema poder recuperar la información. Si esporádicamente consultamos el correo fuera de nuestro puesto de trabajo la opción de webmail para consultarlo es de lo más útil y cómoda, siempre con las debidas precauciones.

Por el contrario, si estamos todo el día de un lado para otro o en distintas ubicaciones mejor un cliente de correo webmail, que nos permita consultar el correo desde distintos dispositivos, y sobre todo, organizar nuestro correo en función del cliente webmail. Cada vez estoy más convencido de que se es más productivo con este tipo de gestión web, pero depende un poco del perfil de la empresa y del empleado.

Otra cuestión que debemos tener en cuenta es cuantas cuentas, y no es un trabalenguas, manejamos. Si utilizamos varias cuentas para distintos propósitos podemos ser más productivos configurándolas en nuestro cliente de correo de escritorio. De esta manera tenemos varias bandejas de entrada y contestamos los correos con una u otra dirección dependiendo de por dónde hayan entrado.

Como en todo no hay una solución universal, sino que cada empresa debe aplicar la más adecuada para su negocio conociendo pros y contras. Cada vez me inclino más por la opción de webmail, puesto que creo que el cliente de correo nos acaba generando más problemas de los que nos soluciona en muchos casos. Pero bueno, esto es sólo mi percepción particular.

El pago por móvil siempre ha sido una promesa de desarrollo pero que realmente no ha conseguido el arraigo necesarios en nuestro país. El uso extendido de tarjetas de crédito o sistemas de pago como PayPal hacen que la cuota de mercado que tienen estas iniciativas haya sido menor del previsto. Pero parece que ahora el pago por móvil cuenta con buenas perspectivas.

Y esto es gracias al desarrollo de una nueva tecnología, llamada NFC (Near Field Communication) un protocolo de comunicación seguro que está orientado a facilitar las comunicaciones de muy corto alcance, puesto que permite reconocer dispositivos a diez centrímetros. Esta tecnología será adoptada por Google con su nuevo Nexus S, lo que garantiza una gran difusión, aunque sólo sea por imitación en todo tipo de terminales. Los rumores también la sitúan en el iPhone 5.

Además en España hay una iniciativa de la mano de Telefónica, Visa y La Caixa que está probando esta tecnología desde mayo en Sitges con buenos resultados. Y con esto nos referimos sobre todo al índice de aceptación por parte de la población, con un 66% muy satisfecho con este tipo de pagos y un 90% que lo usaría si llegara a implantarse en el futuro.

En este sentido se trata de aprovechar el uso masivo de los teléfonos móviles para relizar los micropagos, pagos pequeños que no superen los 30 euros. Esto puede suponer una gran ventaja tanto para consumidores como para comercios. En la experiencia de Sitges los números indican que han crecido un 30 % las ventas facilitando este tipo de pagos.

Cómo hemos comentado con otro tipo de iniciativas en la mayoría de los casos la clave está en las comisiones que manejan las entidades de pago. Si estas son ajustadas para clientes y comercios no cabe duda que este tipo de pagos llegarán a nuestros comercios, ahora si representan un porcentaje alto, sin duda los primeros en poner trabas serán los propios comerciantes.

Seguro que muchos os habéis encontrado en la situación que a continuación paso a describiros. Os llama alguien de la empresa porque tiene un problema, algo ha dejado de funcionar. Por arte de magia. Antes funcionaba y ahora ya no. Las primeras palabras que salen de su boca siempre son: “yo no he tocado nada” o también es muy recurrente el “estaba así cuando llegué”. Por eso hoy vamos a hablar de la táctica del antes mártir que confesor, o por qué el usuario miente al servicio técnico.

Como ocurre en la escena de la estupenda película, “El secreto de sus ojos”, podemos topar con el usuario cínico, el que a pesar de que es más que evidente que ha metido la pata y es reponsabilidad suya que el ordenador haya dejado de funcionar lo negará todo, o lo que es aún peor, no ocultará información esencial para poder solucionar el problema, a sabienda de que esta información es importante para la solución del mismo.

Por lo general lo hace por un sentimiento de culpa. Es decir, a pesar de que se ha indicado expresamente a los usuarios de una empresa que no pueden realizar tal o cual acción con los ordenadores, algunos usuarios no ven el riesgo que corren en las empresas y tratan el ordenador de trabajo como si fuera el de su hogar. Cuando son descubiertos por lo general niegan toda responsabilidad.

Luego están los usuarios que mienten u ocultan datos por desconocimiento. Cuando algo falla simplemente no comentan que apareció un mensaje que indicaba si quería eliminar su carpeta. Sólo saben que dicha carpeta abrieron el ordenador y ya no estaba. A pesar de que hemos realizado un pequeño cuestionario sobre el motivo del problema no caen en la cuenta de la relevancia de esa información.

La cuestión es que si ayer funcionaba y hoy no funciona algo ha cambiado. Esta es lo que tenemos que averiguar y si conocemos toda la información lo antes posible nos será más sencillo determinar cuál es el origen del problema. Con esto lo único que haremos será ganar tiempo y volver a poner a disposición del usuario los recursos lo antes posible.

En la mayoría de los casos esto es lo más importante. Determinar si el usuario es culpable o no del problema ya no es responsabilidad del servicio técnico, que en todo caso emitirá su opinión pericial si el responsable del departamento determinado se la pide. Lo importante es ir paso a paso hacia atrás hasta intentar determinar el origen del problema y no fiarse de la información proporcionada por los usuarios.

Dropbox for Teams es la nueva apuesta del popular servicio de almacenamiento y sincronización en la nube enfocado al sector de la pequeña y mediana empresa. Se presenta como una solución ideal para compartir, almacenar, sincronizar documentos en Internet para las pymes. Si hasta ahora existían planes de precios que nos daban hasta 100 GB de almacenamiento ahora van un paso más allá y llega Dropbox para empresas con 350 GB de almacenamiento, más enfocado a este sector.

El enfoque está bien pensado permitiendo el acceso de varios miembros del equipo de forma simultánea. En concreto podremos acceder cinco usuarios de forma simultánea que debe ser más que suficiente para la mayoría de las pymes. De esta manera tenemos una almacenamiento online que podemos utilizar de forma simultánea en 5 sucursales de nuestra empresa a la vez, por ejemplo.

Los precios que maneja el servicio no es que sean precisamente baratos pero seguro que a más de una empresa le interesará, sobre todo si pensamos que con esta opción se podría prescindir de la copia de seguridad local. Y esto dicho entre comillas, puesto que el servicio que nos brinda nos ofrece esta posibilidad pero no estoy del todo seguro de que sea lo más adecuado para las empresas. Dependerá en cada caso de la política que siga cada una.

Con las opciones que nos brinda Dropbox de recuperar una versión anterior de un documento creo que esta rían cubiertas la mayoría de las empresas en caso de algún problema, pero aún así seguro que muchas todavía no se deciden a prescindir de sus servicios de copias de seguridad tradiconales.

El precio de este servicio está en los 592 euros al año, o lo que viene a ser lo mismo unos 50 euros al mes. Además el usuario administrador del servicio podrá administrar las cuotas entre los distintos usuarios que acceden al mismo. Si necesitamos más espacio o tendremos que pagar a razón de 150 euros más cada 100 GB adicionales de almacenamiento y si necesitamos más usuarios el precio por usuario adicional será de
unos 94 euros al año.

Una vez vistos las necesidades técnicas y la puesta en marcha de direcciones de correo habilitadas para las notificaciones ahora sólo nos queda poner en marcha el procedimiento. Hoy vamos a intentar ofrecer las distintas opciones que tenemos para suscribirte a las notificaciones telemáticas.

En este caso, una de las alternativas más cómodas que tenemos a nuestra disposición es la posibilidad de hacerlo a través de la dirección electrónica habilitada, DEH, donde tenemos un listado de las notificaciones telemáticas que nos ofrecen las distintas administraciones. Desde aquí podemos elegir a cuales nos suscribimos para recibir la notificaciones en la cuenta de correo que tenemos configurada en la DEH. Esta es una de las opciones más cómodas que tenemos a nuestra disposición puesto que centraliza la suscripción a distintos procedimientos desde una misma pantalla.

La otra opción que tenemos es ir dándonos de alta en los servicios que nos interesan o que sencillamente son obligatorios para nuestra empresa. Este es el caso de la DEV, Dirección Electrónica Vial de la DGT. En este caso el proceso es relativamente sencillo, puesto que sólo tendremos que acceder a la página de la DGT, y dentro de su sede electrónica proceder a darnos de alta en la DEV.

Los pasos a seguir son muy sencillos y siempre es necesario tener disponible el certificado digital para poder proceder a la identificación correcta. Tendremos que indicar una dirección de correo electrónico a la cual queremos recibir las notificaciones y si lo deseamos un número de teléfono móvil donde poder recibir avisos por SMS de la llegada de las mismas.

También podemos suscribirnos a los servicios de la AEAT que nos avisará igualmente por el mismo procedimiento de los avisos o notificaciones que tengamos pendientes. Una cuestión que tenemos que tener en cuenta, en caso de utilizar el DNIe, es distinguir entre certificado de firma y de identificación. El primero lo utilizamos en caso de tener que firmar documentos y el segundo en caso de necesitar identificarnos en una página.

Si nos equivocamos puede dar lugar a que parezca que la página no está disponible. En tal caso debemos cerrar el navegador y volver a abrirlo, acceder de nuevo a la página y seleccionar el certificado adecuado. A la hora de seleccionar la cuenta de correo electrónico a la que nos llegan las notificaciones mi consejo es que no utilicéis la cuenta de empresa, ligada al dominio de vuestra empresa, sino una creada a tal efecto en correos o en su defecto una personal.

La razón de esto es que en muchos casos, las empresas cierran, los dominios no se renuevan y las direcciones del tipo minombre@miempresa.com dejan de existir. Igualmente aunque la empresa esté cerrada podemos tener notificaciones pendientes, por lo que es mejor tener una cuenta personal asociada a las notificaciones. De todas formas, es configurable y podremos cambiarla desde el perfil de las notificaciones.

En todo caso, tened en cuenta que este servicio se pone en marcha para que los interesados tengan conocimiento de las notificaciones, por lo tanto no tendrá sentido que no dejemos nuestro teléfono móvil o utilicemos una cuenta de correo que rara vez consultamos. Tendremos las notificaciones en nuestro buzón y pasará el plazo legal para leerlas, rechazarlas, etc. y el procedimiento administrativo seguirá su camino sin que nos enteremos. Por eso lo mejor son cuentas que consultemos habitualmente y si es posible facilitar un teléfono móvil al que puedan enviarnos SMS.

En la próxima entrega del especial veremos los estados en los que podemos encontrar las notificaciones y las repercusiones que tienen los mismos en el procedimiento administrativo. El objetivo es tener conocimiento de los procesos para poder presentar las alegaciones en los plazos legales establecidos.

Muchas veces cuando un equipo con sistema operativo Windows notamos que empieza a ir más lento de lo que sería deseable en las empresas se programa una limpieza del mismo que por lo general suele consistir en volver a instalar el equipo desde cero. Una forma de intentar corregir este tipo de desgaste del sistema la tenemos con el software de optimización de sistemas, pero ¿merece la pena en la empresa?.

Una de las cuestiones que debemos afrontar tarde o temprano en las empresas es la compra de equipamientos portátiles. A la hora de elegir un ordenador portátil las características que buscamos para un ordenador doméstico no serán las mismas que para un ordenador profesional, por eso hoy vamos a ofrecer seis consejos para elegir un portátil para la empresa.

Lo primero que debemos tener claro es el propósito y uso que vamos a hacer de nuestro ordenador portátil. ¿Lo vamos a utilizar en exterior y sin conexión a corriente eléctrica? ¿Vamos a virtualizar otros sistemas operativos? ¿Lo llevamos todo el día de un lado para otro o trabajamos en casa del cliente con nuestro equipo portátil? Todas estas preguntas son algunas de las cuestiones que marcarán nuestra elección a la hora de elegir un portátil para la empresa.

Vamos entonces a ver los aspectos donde tendremos que poner el foco de nuestra atención a la hora de elegir entre las distintas opciones del mercado.

• Duración de la batería esta es una de las claves puesto que en muchos casos tendremos que trabajar sin conexión a la corriente eléctrica. Hay ordenadores cuyas baterías duran poco más de dos horas, cuestión que hoy en día no es admisible teniendo en cuenta que disponemos de equipos que alargan su batería para cubrir una jornada de trabajo completa.

• Peso y resistencia que son dos elementos que para un portátil casero, que rara vez moveremos del interior de nuestra casa no se tienen en cuenta, pero que para un portátil de empresa que está habitualmente en el maletín de un lado para otro hay que considerar. Si buscamos equipos que no sean de más de dos kilos de peso o nuestra espalda lo notará. Respecto a la resistencia, mejor huir de las carcasas de plástico y buscar algunas más resistentes, de tipo metálico. Otra cuestión importante sería fijarnos en las bisagras de apertura de los equipos que muchas veces son demasiado endebles.

• Tamaño de la pantalla donde a no ser para propósitos muy concretos huir de las pantallas de 17”, a ser posible movernos en las 13” es lo más adecuado puesto que nos dará un tamaño de pantalla bueno, y nos ayudará aumentar el tiempo de duración de nuestra batería y reducirá el peso del ordenador. Además si vamos a trabajar en el exterior debemos tener en cuenta el brillo de la pantalla puesto que muchas de ellas no servirán para este tipo de trabajos.

• Facilidad para anclar el portátil puesto que muchos de ellos vienen con un conector de seguridad Kensington, que nos permite dejarlo atado mediante un cable de seguridad a la mesa o a determinados elementos. Esta precaución puede ser de gran ayuda a la hora de trabajar con el portátil cuando estamos en otras empresas ajenas a la nuestra.

• Vida útil que estimamos para el portátil. Está claro que todos queremos que nos dure lo más posible, pero tenemos que ser realistas y un portátil de empresa en buenas condiciones más de 4 años es difícil que nos dure. Por lo tanto quizás tendremos que centrarnos en esta cuestión y no volvernos locos comprando el último modelo de portátil y quedarnos un peldaño más abajo dado que la amortización o el cambio de equipamiento lo llevaremos a cabo en poco tiempo.

• Garantía puesto que en muchos casos la garantía de reparación implica enviar el equipo al fabricante y esto puede demorar mucho su reparación conviene estar al tanto de la política de garantías de cada fabricante y en todo caso quizás contratar algún seguro para portátiles que nos suelen ofrecer en los distribuidores. En todo caso, hay que tener siempre claras las condiciones de las garantías, sean con seguro o no.

Existen muchas otras cuestiones a tener en cuenta, como sistemas operativos, discos duros, procesadores, tarjetas gráficas pero son más generales. Si realizamos tareas exigentes en el rendimiento buscaremos portátiles de gama alta con procesadores potentes y tarjetas gráficas dedicadas. Si por el contrario vamos a realizar tareas básicas y simple netbook nos puede servir perfectamente. Todo dependerá del perfil del equipo que elegimos. Seguro que tenéis alguna cuestión más que añadir a la hora de elegir un portátil para la empresa, ¿en qué os fijáis vosotros?

En el día a día nos toca revisar muchas aplicaciones. Sin duda tenemos un abanico muy amplio de aplicaciones que podemos utilizar en nuestras empresas de manera que no existe un único programa para realizar la misma tarea. Muchos de las alternativas que podemos encontrar son programas de software libre, por eso me surge la pregunta, ¿es el software libre un valor añadido para la empresa?

Esta claro que el software libre nos soluciona el problema del coste de licenciamiento de la aplicación, pero no otros como son los de implantación o formación. En cualquier caso lo que pretende una empresa es recuperar lo antes posible la inversión realizada. Sin embargo no todos los programas nos permitirán tener la misma productividad, o lo que es lo mismo, realizar el mismo trabajo en el menor tiempo posible.

Este retorno de la inversión acelerará los plazos si la productividad mejora con la implantación de un software, sea este libre o no. Al final se reducirá a una análisis de costes en las empresas, puesto que se terminará por efectuar un cálculo de coste por hora para realizar un trabajo antes de la implantación del software y después de la misma. En base a dicho cálculo obtendremos el plazo de amortización del software.

Asumiendo que tanto software libre como propietario tienen unos costes y una productividad estimada tendremos que analizar cada caso concreto en nuestra empresa a la hora de decidir. En esto no existen fórmulas mágicas o bálsamos de Fierabrás. Lo que a una empresa le funciona estupendamente puede no hacerlo en otra.

A medida que el sistema a implantar es más crítico para nuestra empresa más atención tendremos que poner en la elección de nuestra aplicación. No es lo mismo cambiar de navegador que de ERP. El software libre no representa por lo tanto un valor añadido por si mismo para la empresa, en términos generales, sino que es una alternativa que debe competir en función de un ROI con el resto de alternativas del mercado.

En este sentido lo que menos me gusta es el software programado a medida. Aunque puede tener ventajas importantes al estar diseñado específicamente para nuestras empresa y la forma de trabajar que tenemos dependemos en exceso de la empresa que realiza el trabajo. Un cambio de programadores o de rumbo en la misma puede generar algún problema a la hora de acometer ampliaciones de funcionalidades.

Esta cuestión no ocurre con software de carácter más general que podemos adaptar para nuestra empresa o con el software libre. En el primer caso si una empresa falla por lo general suelen existir varias más que nos podrían dar soporte, depende de en que ciudad estamos o qué software hemos elegido. Es importante saber que empresas nos darán soporte para la aplicación elegida en nuestra localidad.

En el caso del software libre al disponer del código es más sencillo que una empresa retome el trabajo de otra o que llegado el caso pueda solucionar algún problema que nos pueda surgir. Al igual que con el software adaptado cuanto más popular sea la solución que adoptamos más posibilidades tendremos de tener soporte para nuestras aplicaciones.

En definitiva el software libre no es en sí mismo un valor añadido para la empresa, pero tampoco lo es el propietario. Buscar la solución más adecuada para nuestra empresa no es sencillo, pero existen distintas alternativas que debemos valorar. Al final todo se reduce a saber en qué medida nos ayudará a mejorar nuestros procesos determinado programa y si lo invertido en el mismo lo recuperaremos en un periodo de tiempo más o menos prolongado.

Una de las cuestiones que podemos observar en muchas empresas es la existencia de impresoras de puesto, que están ligadas a un puesto de trabajo generalmente destinado a la atención al cliente y las impresoras de red. Creo que lo que debe primar en la elección entre impresora de red o impresora local es la búsqueda del ahorro y la máxima productividad.

Y es que en muchas ocasiones nos centramos en buscar el mejor coste por página para impresoras de red que luego son infrautilizadas porque hemos decidido implantar impresoras de puesto para todos aquellos usuarios que atienden al público de manera que no tengan que levantarse hasta la impresora de red para recoger los documentos que han enviado a imprimir.

Reconozco que como trabajador es más cómodo si estás atendiendo a alguna persona no tener que acercarte hasta la impresora de red para recoger unos documentos que tiene que firmar el cliente. Pero a la vez si lo que buscamos es el ahorro tenemos que tener en cuenta varias alternativas, y sobre todo cuantificar qué impresora es más económica a la hora de imprimir un documento.

Está claro que todo tiene unos límites y si tenemos varios puestos de atención al público pueden compartir entre todos una impresora que les quede cercana. No es lógico que tengan que alejarse mucho y perder de vista al cliente, sobre todo porque se crea una situación incómoda. También debemos considerar si estamos todo el día atendiendo al público o sólo lo hacemos de forma más esporádica.

Creo que debemos buscar un equilibrio. Hoy en día impresoras de red las hay relativamente económicas y podemos compartirlas entre varios puestos de forma que no tengan que moverse mucho y a la vez evitamos tener una impresora local en cada puesto. Si lo hacemos cuando tengamos que renovar el parque de impresoras sin duda conseguiremos un ahorro importante en nuestras empresas.

Tampoco es conveniente dejar a toda la empresa dependiendo de una única impresora, puesto que ante un problema técnico o un consumible agotado seguro que nos vemos en un aprieto de forma innecesaria. Varias impresoras de red, que en cualquier momento podamos configurar como predeterminadas en uno u otro puesto es lo más adecuado en mi opinión.