Una de las cuestiones que es básica en toda empresa son las copias de seguridad. Se trata de tener un respaldo para recuperar todos los archivos que son indispensables a la hora de trabajar en la empresa. Hinxsoft Easy Backup es una aplicación multiplataforma de copias de seguridad que destaca por su sencillez y la facilidad de uso. Es uno de esos casos en los que menos es más, puesto que el no disponer de múltiples opciones redunda en una curva de aprendizaje menor.

Este es un ascpecto que descuidan mucho los autónomos y las micropymes confiados en que ellos mismos administran sus equipos y pueden estar tranquilos porque no introducirán ningún virus o están correctamente protegidos. La copia de seguridad se descuida y a menudo no se efectúa. Según aumenta el tamaño de la empresa esta precaución se convierte en una obligación y las empresas de mayor tamaño suelen buscar sistemas de copia más completos.
En el caso de Hinxoft Ease backup está desarrollada en Java, por lo que bastará con tener la máquina virtual instalada para poder comprobar su funcionamiento. Su interfaz es muy sencilla y nos permite elegir los archivos sobre los que deseamos ejecutar las copias de seguridad, programar la propia copia de seguridad o el tipo de copia que queremos ejecutar, ya sea esta diferencial o completa.

Otra de las opciones interesantes que nos ofrece es la posibilidad de realizar la copia de seguridad al iniciar el equipo, sobre todo si tenemos posibilidad de programar un arranque de nuestros equipos a través de la BIOS de la placa base. Teniendo en cuenta lo que tarda la copia podemos programar el arranque con tiempo y cuando llegamos al trabajo la copia ya se ha realizado y sólo nos queda comprobar su correcta ejecución. También tenemos la opción de realizarla cuando nos vayamos, marcando la opción de apagar al finalizar la copia.

Por último existe la opción de realizar copias de seguridad a un servidor FTP externo y con encriptación SSL. Esta opción nos permite tener un juego de copia de seguridad fuera de nuestras instalaciones de manera que ante un desastre total tengamos una copia de respaldo fuera de nuestras oficinas y de esta manera no tener que empezar de cero.

Sacaremos más partido de esta aplicación cuanto más centralizada tengamos la información. En el caso de microempresas las carpetas compartidas o el uso de un NAS nos ayudarán a guardar toda la información crítica de nuestra empresa en un dispositivo accesible desde distintos equipos, que siempre estará conectado y por lo tanto es fácil recoger la información para la copia de seguridad.

Muchas veces hemos hablado de la forma de enriquecer nuestras webs corporativas. Hacerlas más atractivas para los visitantes y clientes que nos visitan introduciendo el formato vídeo en ellas. En las administraciones públicas también se da esta tendencia, como es el caso de la agencia tributaria que también se apunta al formato vídeo.

Ya disponían de una canal en YouTube donde la principal información que ofrecían tenía al departamento de Aduanas como principal actor, puesto que eran sobre todo vídeos relativos a incautaciones de drogas o redadas contra el crimen organizado. Ahora, con motivo de la campaña de la Renta 2009 ha incluido una serie de vídeos explicativos a modo de tutoriales.
Intenta aportar más información sobre distintos aspectos de la campaña de renta 2009 como son la solicitud, consulta, modificación y confirmación del borrador y de la descarga del programa Padre. Más interesantes, por no estar limitados a la campaña de la renta, son los que nos explican como usar el DNIe en esta página y los que nos enseñan cómo funciona la nueva sede virtual.

Los ultraportátiles llegaron al mercado hace dos años y entraron como un elefante en una cacharrería. Su bajos precios, ajustadas prestaciones y sobre todo su pequeño tamaño y bajo peso les hicieron ganar una cuota de mercado importante. Aprovecharon el momento para hacerse también su hueco en la empresa. Pero ahora tienen un competidor con las nuevos tablets o tabletas. La amenaza de los tablets a los ultrarportátiles en la empresa puede hacer que estos dispositivos vuelvan a ser de nuevo marginales en las pymes.

Y es que conviene recordar que los ultraportátiles de bajo coste llegaron en un momento de transición entre Vista y Windows 7. Pensados para utilizar Linux y abaratar precios, Microsoft se movió rápido, ofreció Windows XP a bajo precio con algunas limitaciones en el hardware y se hizo con el mercado. Este sistema operativo es todavía hoy el más implantado en la empresa, lo cual hizo ver con buenos ojos los ultraportátiles en la empresa.
Dispositivos con un precio ajustado, de propósito general y con los que no nos dejaremos la espalda con el maletín todo el día de un lado para otro. Este era su nicho de mercado. Les faltó un acceso a internet móvil un poco más asequible y de mejor calidad para terminar de explotar todo su potencial. Para mi, el principio de su declive en las empresas empieza con Windows 7 Starter, que va arrinconando a XP mientras que la empresa no aprecia una versión con evidentes limitaciones, mientras que los fabricantes, rotas las limitaciones de hardware no ofrecen productos mejorados y diferenciados.

Los ultraportátiles se estancan. Mejoran procesadores, baterías y el hardware para hacer equipos con más potencia. Sin embargo, muchas empresas pierden el interés en los dispositivos, en gran parte, porque ven lo que viene de camino, con la eclosión en el mercado del iPad y la cantidad de modelos de tabletas que vendrán para hacer la competencia al dispositivo de Apple.

Entre ambos dispositivos no habrá una gran diferencia de precio. Y muchas empresas ven en los nuevos dispositivos la oportunidad de suplir las carencias que tenían los ultraportátiles de bajo coste. Básicamente las tareas a las que irán destinadas serán más o menos las mismas, pero se intuye que con las tabletas se harán de forma más sencilla, más práctica y más rápida. En conclusión ganaremos en productividad.

Creo que las tabletas, por lo menos en la primera generación, no darán respuesta a las necesidades de movilizar las aplicaciones para muchas empresas. Tendrán un período de maduración que será clave para su éxito o fracaso en la empresa. En dicho período será en el que se busque implantar en sus sistemas las soluciones corporativas de CRM, ERP o documentación de las pymes. Si lo consiguen hacer bien, sin duda será el fin de los ultraportátiles en las empresas, cuyo hueco se llenará con estos dispositivos.

Todos nos hemos topado con empresas donde se ha potenciado, o negado la capacidad de mostrar lo qué sabemos. Algunas empresas con el pretexto de estar bien y no necesitar avanzar en la informática, otras por desconocimientos y otras por dejadez pero a veces olvidamos las oportunidades del informático en la empresa.

El informático con hambre de mejorías para la empresa suele dar ventajas en velocidad, tratamientos de datos, organización, cursos a los compañeros para una mejor usabilidad de ciertos programas, planificación de recuperación de datos a la hora de desastres y dar masticado a los compañeros conocimientos de software de la vida diaria en el trabajo.

A veces nos encontramos con la notoria presencia de una empresa donde no se permite evolucionar, debido al enquiste de programas que se usan desde su apertura de la empresa. En este tipo de casos, hemos visto que una buena proposición mejoraría todo el rendimiento de la empresa. Si el informático planea una buena combinación de software para aligerar los procesos, una reestructuración de cableado, una mejora de switchs o nuevo proceso autómata para restar trabajo a los compañeros, esa empresa podrá ahorrar tiempo y ganar en comodidades.

Otras veces hemos visto como una mala planificación y gestión del proyecto para mejorías de la empresa se ha visto truncado y a dado lugar a errores. En la planificación debemos tener en cuenta que no basta con instalar un programa y dejarlo correr. Debemos saber que hay que fraguar una buena estrategia y hacérsela ver a la gente que la usará.

Siempre he querido mejorar el sitio donde he trabajado, por eso, creo que con algo de ayuda o, mejor dicho, con algo de confianza de la empresa en el informático, se suele poder sacar mejor provecho al medio, un rendimiento más acertado y hacer que el engranaje de la empresa sea más certero.

Hoy en día a la hora de elegir un teléfono móvil con el que podemos acceder a internet muchas empresas buscan movilizar algo más que el correo electrónico. El iPhone ha sido sin duda un elemento que ha cambiado la relación del usuario con el teléfono y del uso que se puede hacer en la empresa del mismo. Una de las principales amenazas para este terminal son los teléfonos con Android. Por eso vamos a ver cinco aplicaciones de Android Market para la empresa.

Y es que tal y como se están desarrollando las cosas cada vez son más las cuestiones a tener en cuenta a la hora de elegir un teléfono móvil. Antes bastaba con elegir la compañía y una tarifa. Ahora la variedad en terminales es tan grande que muchos se pueden perder. Además a nivel empresarial conviene conocer la oferta de aplicaciones para nuestras empresas disponibles en cada plataforma.

En el caso de los terminales con sistema Android disponemos del Android Market como fuente de instalación de aplicaciones adicionales. No es tan extensa como en el caso de la App Store, pero en la gama profesional alternativas no nos faltan. Vamos a ver algunas de ellas:

Dropbox

Ahora cuando vamos llegando al verano y empiezan las tormentas muchas empresas se ven afetadas por picos de tensión que pueden dañar sus equipos. A la vez se producen microcortes en el suministro eléctrico que afectan a nuestra productividad. Estas son sólo algunas de las razones por las que es conveniente tener un sistema de alimentación ininterrumpida en la empresa. Vamos a ver las opciones disponibles para elegir un SAI.

Existen muchos modelos distintos que cubren la necesidades de todo tipo de empresas, desde grandes corporaciones hasta pequeñas oficinas y despachos. En general, el costo de los equipos variará en función de la capacidad de sus baterías y la funcionalidad que nos ofrece. Vamos a ver la gama de productos de los que disponemos:

• Equipos de protección individuales. Están pensados para absorver los picos de tensión y los microcortes de energía eléctrica. Existen modelos para la protección individual del puesto informático y están pensados para protección contra sobretensiones, filtro EMI/RFI y protección para la línea telefónica/datos. En la opción más básica no incorporan batería para microcortes. Los sistemas que ya incorporan batería están pensados para la protección del puesto informático individual, como sería el de un autónomo, por ejemplo, o una pequeña oficina. Dependiendo de su potencia pueden suministrar una autonomía de unos 20 minutos.

• Equipos de protección para pequeñas oficinas. Son equipos más potentes que incorporan la opción de proteger más equipos de forma efectiva. Además suelen incluir funciones de administración avanzadas como comunicación vía USB con software de monitorización y control capaz de autoapagar los sistemas informáticos en caso de cortes prolongados. Por lo general disponen de un display con información de tensión de entrada, tensión de salida, nivel de carga, nivel de baterías y estado de funcionamiento. En algunos casos incluye una protección completa incluye un filtro para la línea de datos/módem/ADSL.

• Equipos de gama alta. Son equipos modulares pensados para ofrecer una protección completa para todos los equipos conectados de la empresa. Por lo general nos ofrecen una configuración modular para permitir aumentar su capacidad en caso necesario. Son equipos que suelen incorporar empresas que tienen un funcionamiento de 24 horas, y no pueden permitirse parar. Suelen incorporar sistemas de alarmas, ya sean acústicas o gestionables por software ante cualquier problema. Nos pueden dar autonomías de hasta una jornada de trabajo completa, lo cual es una garantía interesante. En muchos casos las empresas que optan por este tipo de equipos los complementan con sistemas autónomos de suministro eléctrico que se ponen en funcionamiento al caer la red general.

Dependiendo de las necesidades de vuestra empresa y de la capacidad de inversión que tengamos conviene tener los sistemas de protección adecuados para la misma. Además en sistemas críticos, como pueden ser servidores, comunicaciones, etc. es conveniente que estén adecuadamente protegidos. Desde luego por opciones disponibles no será.

Cada vez es más grande la presencia de equipos de la marca de Cupertino en empresas de servicios. Dan una buena presencia, son equipos hechos con buenos materiales para la “batalla” diaria y empiezan a ser asequibles para las PYMES. Esto genera la necesidad de tener software de gestión de código libre ERP para MAC dando así una buena simbiosis.

No hace mucho me pidieron hacer una instalación de software CRM y ERP en una empresa donde sólo había equipos MAC. Este tipo de programas son archiconocidos para Windows, pero no tanto para MAC. No fue difícil conseguir instalar ni configurar este programa teniendo en cuenta que los equipos de MAC tienen un corazón Linux, así que me puse a buscar software Open Source.

En aquel momento encontré muchos de diversa índole, pero hemos de tener en cuenta que es importante que tenga las opciones adecuadas para poder configurarlo de manera conjunta con bases de datos diferentes, como por ejemplo: Oracle, MySql o SQL Server. También la integración en aplicaciones es igual o más importante. Debe funcionar con Joomla, con PHP o con Ruby On Rails. Después de tener todos estas dudas resueltas pensé que estaría muy bien que pudiéramos integrarlo en Outlook o en Evolution, así de una manera fácil podrías comprobar datos, hacer reportes a correos e incorporar números de teléfonos para la facturación.

Este tipo de programas son muy útiles siempre que se sepa para qué los queremos y qué soporte tendremos que darle. En las versiones gratuitas para MAC tal vez no encuentres unas interfaces gráficas muy elaboradas, pero solucionaban con creces todas las necesidades, se amoldaban sin problemas a las empresas y el cliente final estaba contento porque el uso era sencillo, rápido, fácil de aprender y tiene un rápido retorno de la inversión al no tener que pagar costes por licencias.

El correo y su gestión es uno de los elementos más importantes para la pyme. Gran parte de la estrategia de la empresa, de la capacidad de gestión de sus empleados pivota en torno a esta herramienta. Uno de los aspectos más importantes de esta herramienta es la libreta de direcciones, donde muchas organizaciones tienen la información de muchos de sus clientes. Por eso es muy importante realizar una copia de seguridad de la libreta de direcciones del correo.

Se trata de tener los datos de nuestros contactos disponibles y sobre todo en un formato que podamos importar sea cual sea la forma en la que gestionamos nuestro correo electrónico. Ante cualquier inconveniente siempre podremos recuperar las direcciones y datos de contacto de nuestros clientes.
No se trata ya de salvar sólo los datos, que esto ya se da por supuesto, y se incluye en la copia de seguridad que se realiza periódicamente. La libreta de direcciones en muchos casos es casi más importante que los propios correos que hemos recibido y enviado. Esta circunstancia es aplicable tanto si gestionamos nuestro correo mediante webmail como si lo hacemos con clientes de escritorio.

En ambos casos lo habitual es que nos permitan exportar nuestra libreta de contactos como un archivo de tipo *.csv. Antes de generarlo debemos tener claro que campos queremos exportar. Es decir, si nosotros utilizamos el campo de Fax de un contacto, tendremos que marcar dicha opción a la hora de exportar el correo si no lo tenemos por defecto. Igual con todos los campos de información que utilizamos.

Una vez realizada la exportación es conveniente probar que podemos importar la libreta a otro equipo o a otra cuenta de correo. Con ello nos aseguramos que el proceso se ha realizado correctamente y no tenemos pérdidas de datos. Esta solución es muy interesante para personas que utilizan más de un equipo para gestionar su correo y en alguna de los equipos utilizan un gestor de escritorio.

En este caso suele ocurrir que hemos guardado algún contacto en la libreta del cliente de escritorio de correo y cuando consultamos vía webmail nos damos cuenta de que no tenemos los datos de dicho contacto. La copia de seguridad de la libreta de correo nos permite evitar estos inconvenientes. Nuestros clientes también son activos de nuestra empresa y como tal tenemos que cuidar estos datos.

Una de las opciones que pueden resultar más cómodas y eficaces a la hora de trabajar en una red local son los programas de control remoto. Este tipo de programas nos permiten tomar el control de un equipo sin necesidad de tener que desplazarnos hasta el mismo, lo que nos puede ayudar a solucionar multitud de problemas.

Son programas que están muy extendidos en las empresas. Su principal virtud está en el ahorro de tiempo que generan, puesto que para resolver un problema puntual de un equipo nos podemos conectar simplemente sabiendo la dirección IP, diagnosticar el problema e incluso resolverlo. Si es necesario desplazarse para resolverlo ya tenemos una idea clara de qué problema tiene el equipo.
Son programas que son muy útiles para pymes de tamaño grande, a partir de 50 puestos informáticos en adelante o que tienen una red de equipos que están distribuidos en distintas sedes. En este último caso se vuelven imprescindibles, puesto que el desplazamiento ya no será a otra planta sino que puede darse a otra oficina que puede estar en otra ciudad.

En este tipo de programas se pueden configurar para que el control del equipo se tenga que realizar con el permiso del usuario cuyo escritorio vamos a capturar. Es decir, si el responsable del departamento financiero tiene un problema y tenemos que intervenir de forma remota en su ordenador, debe ser él quién nos autorice a realizar dicho trabajo.

Esta es una de las principales reticencias que han puesto muchas empresas a la hora de implantar estos programas, la privacidad y la posibilidad de que alguien tome el control de nuestro equipo y realice alguna modificación, etc. Sin embargo, por la cantidad de horas que se ahorran de servicio técnico resulta una herramienta imprescindible una vez que la empresa crece.

Muchas empresas buscan soluciones sencillas para tareas que no son la base de su negocio. Una de estas herramientas que cada día se hace más indispensable es la firma electrónica. Dentro de las aplicaciones que conozco me ha gustado XolidoSign, sencilla opción para la firma electrónica que nos facilitará el firmado de documentos e incluir el sellado de tiempo.

Es una aplicación que está disponible para sistemas Windows de forma gratuita, e incluye opciones de firmar documentos, firmar e incluir el sellado de tiempo o incluir sellado de tiempo. Trabaja tanto con certificados que tengamos instalados en nuestros equipos como con tarjeta criptográfica. Con el DNIe funciona muy bien, detectando los certificados incluidos de forma rápida y fluida.
Nos permite firmar documentos por lotes lo que nos ahorrará mucho tiempo en la empresa. Además nos permite firmar un gran número de formatos distintos, ya sean PDF, Excel, Word, Powerpoint, archivos txt, html, php, bases de datos, imágenes, diseños vectoriales, archivos 3D, vídeos, planos, música. En este sentido tiene muy bien cubiertas las opciones.

Una vez seleccionados los documentos que queremos firmar, procederemos a la firma seleccionando la opción que más nos interese, ya sea sólo la firma o la firma con el sellado de tiempo. En el caso de firmar con el DNIe nos pedirá la confirmación de la firma, amén del pin preceptivo para realizar la firma de documentos. Una vez realizada, nos creará unos nuevos archivos con la extensión *.firmado que creará en la carpeta cuya ruta le hayamos indicado.

La configuración de la aplicación es bastante sencilla y entre las distintas cuestiones que podemos configurar de manera sencilla. Podemos elegir si queremos que la firma sea visible o no, la imagen de firma que queremos añadir, dónde situamos la firma de documentos o otras cuestiones como el servidor de sellado de tiempo, por ejemplo.

Los aspectos que nos permite definir y configurar hacen que la aplicación sea muy interesante pues podemos adaptarla muy bien a las necesidades de firma de nuestra empresa. Además podemos tener más de un certificado instalado para la firma que nos permitirá elegir con cual de ellos firmaremos el documento.

También cuenta con la posibilidad de instalarnos un verificador de firmas. Este es un complemento perfecto para la aplicación de firma electrónica, y que sería más interesante si ambos estuviesen integrados. De esta manera tenemos una única aplicación que cumple con las dos funcionalidades.

Si no queremos instalarnos la aplicación del verificador tenemos la opción de consultar la validez online. Esta alternativa no la recomiendo, puesto que tenemos que subir el documento que queremos verificar y nos indicará si está correcta la firma o no. Esta opción puede ser un recurso esporádico pero es poco práctico para un uso más habitual.

Hemos hablado en varios posts sobre el uso del iPad, sobre si servirá o no servirá, lo hemos diseccionado como a una rana en un laboratorio, lo hemos probado de todas formas posible y hasta lo hemos augurado. Pero me pregunto ¿servirá el iPad para el autónomo como herramienta de trabajo diario?, ¿facilitará la tarea cotidiana? o, incluso, ¿son compatibles?