Muchas veces cuando nos desarrollan aplicaciones a medida o tenemos ejecutándose en nuestro servidor o equipos aplicaciones de terceros no podemos aplicarles las medidas de seguridad que Windows va incorporando a sus propias aplicaciones, de manera que algunas vulnerabilidades quedarán expuestas a través de las mismas. Para tratar de paliar esta situación Microsoft lanzó EMET (Enhanced Mitigation Experience Toolkit), herramienta de la que recientemente ha aparecido la versión EMET 2.0.

Esta herramienta de Microsoft está preparada para incorporar las nuevas medidas de seguridad (DEP,ASLR, SEHOP, etc.) implantadas en los nuevos sistemas operativos de Microsoft para mitigar los ataques externos o de empleados malintencionados. La herramienta está disponible para los sistemas Windows 7;Windows Server 2003 Service Pack 1;Windows Server 2008;Windows Server 2008 R2;Windows Vista Service Pack 1;Windows XP Service Pack 3.

Esta nueva versión permite una capacidad de configuración mayor, pemitiendo elegir entre distintas opciones, con más facilidad para el usuario a la hora de configurar. Además incorpora un nuevo interfaz gráfico que hace más sencillo e intuitivo su configuración. La aplicación correrá en segundo plano sin afectar a nuestros sistemas.

Es recomendable antes de implantar esta herramienta realizar pruebas sobre los programas sobre los que va a actuar. Siempre es recomendable estar seguros de que no nos encontraremos sorpresas, sobre todo porque puede afectar a sistemas críticos de nuestra empresa, como puede ser nuestro ERP o CRM.

Una de las cuestiones con las que frecuentemente me he encontrado en muchas empresas es el uso de una contraseña que permite ciertos privilegios sobre el resto de las cuentas de usuario que es utilizada por varios usuarios más. Es una cuestión de sentido común no prestar las contraseñas de acceso en la empresa.

Al igual que no prestamos nuestro pin de la tarjeta de crédito, aunque sólo sea para una consulta, no debemos prestar nuestro usuario y contraseña bajo ningún concepto a otros compañeros en la empresa. Además esto puede generar problemas a la hora revisar los resultados de auditorías, revisión de accesos a distintos equipos, etc.

Cuando se concede un acceso de usuario privilegiado, que tiene acceso a determinados recursos de la empresa, se realiza a un usuario en concreto para que esos recursos a los que tenemos limitados el acceso sigan bajo control. El responsable del uso o acceso a determinados recursos será en todo caso el usuario al que se ha concedido acceso y nunca la persona a la cual hemos “prestado” nuestra identidad para que ejecute determinadas tareas.

Pongamos el caso de un usuario que tiene permitido el acceso a la impresora en color, mientras que el resto no tienen permitido utilizar este recurso. Se ha prestado el usuario y la clave para que otro compañero se identifique un día puntual que nosotros estábamos fuera de la oficina y otro día ocurre lo mismo. Al final todos los empleados acaban por tener acceso a dicha clave y el recurso limitado deja de estarlo.

Si se produce algún uso indebido y llega el momento de pedir responsabilidades el responsable será la persona que tenía acceso a este usuario, y será a él a quién exijan explicaciones sobre el uso que ha realizado de dichos privilegios.

Muchas veces se ceden estos usuarios y contraseñas porque a nivel operativo es necesario y ayuda a mejorar la productividad de la empresa pero bajo mi punto de vista es un error. Si existe una necesidad de este tipo se deben solicitar tantos accesos como sean necesarios, pero cada uno de forma única.

Los comienzos empresariales casi siempre suelen ser arduos, pero no por ello debemos desestimar la posibilidad de crear nuestra propia empresa. Existen diferentes fórmulas para comenzar esta andadura y siempre debemos saber cómo poner en marcha una PYME con aplicaciones Web, cuantas más formulas tengamos para empezar, más fácil nos resultará nuestra aventura emprendedora.

Un buen sitio por donde comenzar es el medio on-line ya que no tenemos puertas cerradas, ni horarios y nos da una gran versatilidad a la hora llegar a diferentes plataformas. Podemos usar Internet como trampolín para potenciarnos y comenzar a crear nuestra empresa. Al empezar por la red de redes podemos obtener ayuda de otros usuarios y poder usar herramientas sin importar nuestra localización, por lo que avanzar no será un problema.

Administración

• HyperOffice es un conjunto de herramientas para comenzar a trabajar con compañeros y colaborar en un mismo proyecto. Esta aplicación Web está en inglés y cuenta con un periodo de prueba de 30 días. Podemos encontrar desde administración de bases de datos, customización de nuestra Web hasta un amplio abanico de ejemplos de correos de empresa.

• Central Desktop es una aplicación para crear proyectos y ordenarlos como un Wiki. Muy útil para dejar constancia de lo que llevamos hecho y sobre todo para mostrar de manera ordenada, las pautas a seguir. Esta herramienta está en inglés y cuenta con un periodo de prueba, también encontramos diferentes precios, dependiendo del ámbito donde lo queramos usar.

• Mozy.com nos dará la posibilidad de hacer copias de seguridad de nuestros datos. Desde el principio debemos tener claro una regla fundamental: todo debe tener copia de seguridad. Este aspecto no sólo nos ayudará a respaldar nuestro trabajo, sino a guardarlo en la nube para poder acceder a esos datos desde donde estemos. Es gratis si usamos menos de 2 GB y para tener acceso ilimitado encontramos también una tarifa de 90 EUR para dos años y si sólo necesitamos para un año su precio será de 45 EUR.

Diseño Gráfico

A la empresa le cuesta adoptar determinada tecnología, pero sin embargo otras están tan implantadas que cuesta sustituirlas por otras opciones más modernas o novedosas o incluso más productivas. Este puede ser el caso de las presentaciones que aunque existen otras opciones que la empresa puede utilizar sigue utilizándose ampliamente en las mismas. Una de las opciones que tenemos para mostrarlas es a través de los picoproyectores en la empresa, un aliado para las presentaciones corporativas.

Cuando se han ido mostrando distintos dispositivos de este tipo, por lo general siempre me han parecido muy útiles a la hora de realizar una presentación para un cliente de forma rápida, cómoda y sobre todo sin necesidad de un gran despliegue de infraestructura. Con un tamaño un poco más grande del que ocupa un teléfono móvil, cambia la puesta en escena del tipo de presentación que podemos llevar a cabo.

El punto más débil de estos dispositivos es la luminosidad, con bastante menos potencia que proyectores convencionales. La parte positiva está en la capacidad de alimentación vía USB de muchos modelos, su capacidad de integrarse en otros dispositivos, como teléfonos móviles o portátiles.

A la vez tienen una menor resolución y una vida útil algo menor. Sin embargo su portabilidad les da una funcionalidad que no tienen los proyectores convencionales. Utilizados de forma conjunta con nuestro portátil o teléfono móvil nos permite realizar sin grandes necesidades logísticas una presentación para nuestros clientes en cualquier momento.

Las tarifas 90×1 son una modalidad de Vodafone donde sólo pagas el primer minuto la cada llamada y hablas hasta 90. Este tipo de tarifas, veteranas ya en el sector personal hasta ahora no estaban disponibles para el sector profesional. Ahora Vodafone lanza las tarifas 90 × 1 para autónomos y empresas los cual es muy interesante sobre todo si habitualmente hacen llamadas largas.

Los nuevos Planes 90×1 para profesionales tienen ciertas características comunes independientemente de la tarifa elegida. Las llamadas con 90×1 son válidas a cualquier destino nacional, el precio por minuto son siempre 0.159 euros (más establecimiento de 15 céntimos), el límite máximo de minutos incluidos es de 1000 por línea y está disponible para un máximo de 4 líneas por cliente.

Vamos a ver las modalidades que tenemos para elegir:

• Plan 90×1 Horario Laboral: con un coste mensual de 6 euros/línea (más 3 euros de consumo mínimo), el 90×1 se aplica de lunes a viernes entre las 8 y 20 horas.
• Plan 90×1 Horario Laboral y festivos: Por una cuota mensual de 9 euros/línea, se aplicará esta tarifa fines de semana las 24 horas y de lunes a viernes entre las 8 y 20 horas.

• Plan 90×1 24×7: Por una cuota mensual de 12 euros/línea para todos los días del año a todas las horas.

Es una opción muy interesante para todas las empresas y autónomos que quieren tener un gasto de teléfono controlado. Además estos planes no están ligados a una permanencia, por lo que podemos contratarlos y probar sin sentirnos ligados a la operadora por un periodo de tiempo determinado. Lo que pagamos en esta tarifa son el establecimiento de llamada y el primer minuto, por lo que nos permite hablar tranquilamente con nuestros clientes sin necesidad de preocuparnos del tiempo de la misma, siempre que no exceda de 90 minutos.

La Web de la empresa cumple una función vital ya que es nuestro escaparate, funciona todos los días del año y no comprende fronteras para promocionarnos, por esos motivos podemos usar Popfeedback para evaluar la Web corporativa, mejorar lo posible y conocer resultados alternos.

Es difícil saber si nuestra Web está funcionando bien, si atendemos bien a usuarios nuevos o si los estamos repeliendo. Debemos preguntarnos una cosa: ¿cómo sabemos si algo no funciona en nuestra Web sino tenemos información? Por ese motivo debemos aprovechar los reportes de los usuarios para reparar o mejorar nuestra Web.

Popfeedback nos muestra una herramienta pequeña en forma de pop-up abajo a la derecha mostrando cuestiones lentamente donde el visitante puede responder cómodamente a preguntas sobre el estado de la Web. Podemos configurar las preguntas a realizar en cada página, de este modo no resulta un trabajo añadido al visitar la Web y obtener un feedback de los visitantes.

El administrador de nuestra Web puede crearse una cuenta gratuita en la Web de Popfeedback y tener acceso a tres cuestiones para los visitantes. Por 7 EUR al mes tenemos acceso a 200 cuestionarios con respuestas, con el Gold Plan por 32 EUR tenemos cuestionarios ilimitados y podremos exportar las respuesta a formato Excel.

PopFeedback es configurable con infinidad de preguntas y colores para el cuestionario, cuenta con una vista previa que nos permitirá saber lo que verán los visitantes del sitio nuestra Web corporativa y podemos incorporarlas tanto en Webs como en blogs, también en Web de comercio y en redes sociales.

Esta solución puede ser una gran aliada en la batalla por un servicio correcto a clientes desde la PYME. Es importante cuidar la cara visible de la empresa y tener siempre en cuenta qué podemos mejorar. Debemos recordar que la Web corporativa es una parte del negocio y que como tal nos puede reportar recompensas.

No es la primera vez que ofrecemos la revisión de algún software que nos ayude a mantener nuestros equipos seguros y evitar que caigan en manos que no deben. Con los equipos portátiles además estamos obligados a prevenir la pérdida de datos que esto puede acarrear de manera que necesitamos protecciones adicionales. Una de las opciones que tenemos disponibles para sistemas Windows es LAlarm, software de protección contra el robo de portátiles.

Se trata de un software gratuito a nivel particular, pero que si vamos a utilizar en nuestras empresas debemos adquirir la licencia de producto que tiene un coste de unos 40 euros. NO es un precio demasiado elevado para el nivel de protección que nos ofrece. Vamos a ver las principales características de este software, muy bien enfocado hacia la prevención del robo.

Dispone de un elevado número de alarmas, que van más allá de la simple protección antirrobo puesto que también ofrece protección contra la pérdida de datos. Las principales alarmas que podemos configurar son las siguientes:

• Alarma antirrobo para lo cual debemos tener el portátil conectado a una unidad externa USB que lo fije a la mesa o cualquier elemento de nuestra oficina. De esta manera cuando se desconecta la unidad USB del equipo se emitirá una alarma sonora avisando de esta circunstancia.

• Alarmas perimetrales que se activarán cuando el equipo abandona un perímetro de seguridad previamente fijado. Por ejemplo, podemos permitir que el equipo se utilice en el área de nuestra empresa pero que cuando salga del mismo salte la alarma.
• Envío de alarmas vía SMS que podremos configurar también vía correo electrónico para que nos lleguen por este medio los avisos que el programa está detectando, ya sean de peligro de robo o por el contrario de prevención de pérdida de datos.
• Destrucción de datos que podemos configurar para que llegado el caso y si nuestro equipo ha sido sustraído se eliminen los datos confidenciales o sensibles que tenemos en el mismo. Esta es un solución muy interesante para el ámbito empresarial y una medida muy efectiva para evitar que los datos de nuestros clientes caigan en manos de terceros.

• Aviso de equipos desatendidos que es una opción que ocurre más de lo que sería recomendable, dejar nuestro puesto de trabajo unos minutos para hacer cualquier otra tarea y dejar nuestros equipos sin bloquear, de manera que cualquiera puede utilizarlos con nuestro perfil. Si el ordenador está parado y no lo hemos bloqueado al cabo de cierto tiempo emitirá una alarma.

• Prevención de pérdida de datos puesto que vigilará que nuestro disco duro se encuentre en perfecto estado. No avisará si detecta cualquier problema que pueda generar pérdida de datos. Por otro lado también vigila el estado de nuestra batería ayudándonos a que no nos olvidemos de guardar todos los datos antes de que se agote y además nos avisa cuando estamos utilizando aplicaciones que hacen que su consumo aumente y por lo tanto se reduzca el tiempo de autonomía del que disponemos.

En definitiva una buena opción para intentar evitar las pérdidas de datos, o que estos caigan en manos de terceros. Nos ofrece alternativas interesantes a la hora de mantener nuestros equipos seguros y evitar que salgan de nuestras instalaciones si así lo deseamos.

Con respecto a la comparación con otros programas semejantes como puede ser el caso de Prey creo que su principal carencia es la imposibilidad de ofrecernos información para recuperar el portátil en caso de sustracción. Esta opción que nos ofrecía Prey se echa en falta en LAlarm, que de todas formas está más centrado en la prevención de robo que en la recuperación de los equipos robados.

Uno de los principales problemas que muchas empresas pueden encontrarse a la hora de cambiar de versión de MS Office es el cambio de interfaz que ha sufrido con el paso del tiempo. Esto fue sobre todo una novedad más brusca en el cambio de MS Office 2003 a 2007. Parece que Microsoft quiere dar las máximas facilidades a la hora de afrontar el cambio y por eso ha creado las guías de Microsoft para ayudar en la migración a Office 2010.

Se trata de documentos en formato PDF. Se trata de intentar suavizar el transito entre la versión del 2003 y la del 2010. Son guías sencillas de seguir sin muchas complicaciones, pero están en inglés. Aunque respecto a la migración desde Office 2007 se remite a las novedades de la versión 2010, ya que entienden que el cambio es mucho más suave.

Disponemos de guías que nos explican los cambios fundamentales en la nueva interfaz Ribbon para Access, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook y Word. Además tenemos a nuestra disposición guías más centradas en la interfaz Ribbon que nos pueden ayudar a que el cambio no merme la productividad, sobre todo en los primeros días.

Si vuestra empresa está pendiente de afrontar el cambio de una a otra versión ofimática sería muy recomendable que todo el personal que las utiliza revise las mismas antes de realizar la migración. Aunque no sea más que por un tema de evitar que el impacto del cambio se encuentren con todas las novedades de golpe.

Es cierto que a mucha gente le costará cambiar el modo de hacer las cosas, acostumbrarse a los nuevos menús, pero si queremos seguir trabajando con MS Office tarde o temprano tendremos que afrontar este proceso en nuestras empresas. La otra opción sería mantener MS Office 2003 como nuestra suite ofimática.

¿Cuál es la mejor distribución Linux para la empresa? Esa pregunta cada vez ronda más la cabeza de los profesionales TI para dar un buen servicio a PYMEs. Debemos saber cómo escoger unas distribuciones Linux para empresas y adecuarnos a las necesidades de los usuarios de equipos como herramientas.

Es una buena opción optar por un sistema operativo que emerge a gran velocidad, más barato e igual de capaz que los sistemas de Windows. Linux ha evolucionado con fuerza y existen muchas distribuciones orientadas a PYMEs, también un buen conjunto de aplicaciones para desarrollar el trabajo diario.

• ¿Para qué lo queremos? Debemos saber el enfoque de nuestra empresa y prever las necesidades que tendrá. Existen distintas opciones que nos brinda Ubuntu, como Edubuntu o UbuntuScience, muy adaptadas al trabajo y con todos los programas habituales para levarlo a cabo. En ellas podemos encontrar aplicaciones ofimáticas y herramientas telemáticas para tener total libertad a la hora de trabajar.

• Conocer los conocimientos de los usuarios de la empresa. Es importante saber si el personal conoce Linux como sistema ya que puede que la transición a un nuevo sistema operativo sea un caos en la empresa. Para lleva a cabo esta tarea podemos mostrar el funcionamiento de Linux e instalar versiones parecidas a la interfaz de Windows como pueden ser: Fedora, Linux Mint y openSuse.

¿Cuál es la mejor distribución Linux para la empresa? Esa pregunta cada vez ronda más la cabeza de los profesionales TI para dar un buen servicio a PYMEs. Debemos saber cómo escoger una distribución Linux para empresas y adecuarnos a las necesidades de los usuarios de equipos.

Es una buena opción optar por un sistema operativo que emerge a gran velocidad, más barato e igual de capaz que los sistemas de Windows. Linux ha evolucionado con fuerza y existen muchas distribuciones orientadas a PYMEs, también un buen conjunto de aplicaciones para desarrollar el trabajo diario.

• ¿Para qué lo queremos? Debemos saber el enfoque de nuestra empresa y prever las necesidades que tendrá. Existen distintas opciones que nos brinda Ubuntu, como Edubuntu o UbuntuScience, muy adaptadas al trabajo y con todos los programas habituales para levarlo a cabo. En ellas podemos encontrar aplicaciones ofimáticas y herramientas telemáticas para tener total libertad a la hora de trabajar.

• Conocer los conocimientos de los usuarios de la empresa. Es importante saber si el personal conoce Linux como sistema ya que puede que la transición a un nuevo sistema operativo sea un caos en la empresa. Para lleva a cabo esta tarea podemos mostrar el funcionamiento de Linux e instalar versiones parecidas a la interfaz de Windows como pueden ser: Fedora, Linux Mint y openSuse.

Una de las cuestiones que nos facilitan las redes sociales es la búsqueda de más información sobre los candidatos que tenemos seleccionados para un puesto de trabajo en nuestra empresa a través de las redes sociales. Si los candidatos nos ofrecen sus perfiles en dichas redes en los currículos debemos aprovechar la ocasión para ver algo más de lo que un currículo tradicional nos transmite y aprovechar la ocasión para iniciar la búsqueda de candidatos a través de las redes sociales.

En un reciente estudio realizado por la consultora de recursos humanos Unique, destacan que el 49 por ciento de las empresas españolas hace uso de las redes sociales para la selección de personal. Las redes sociales más utilizadas son Facebook, Xing y LinkedIn por este orden y en menor medida de Twitter o Tuenti.

El uso fundamental que se da a estas redes es completar la información que nos ofrecen los candidatos y a la vez contrastar la información que nos exponen en sus currículos. De todas formas este uso se realiza más de forma esporádica que sistemática, puesto que la mayoría de las personas todavía no incluyen perfiles de redes sociales profesionales en sus currículos.

En la empresa debemos adelantarnos al número de seguidores que Twitter puede llegar a generar. Esta red social se caracteriza por su dinamismo y velocidad ya que posee funciones más específicas y paralelas, orientadas a la profesionalidad en empresas. Podemos usar 7 consejos de uso de Twitter desde la empresa.

Twitter es una red muy amplia; cuenta con más de 140 millones de usuarios, se hacen 600 millones de búsquedas al día, 55 millones de tweets son enviados cada día, es la red social más usada desde terminales móviles, hay 3 mil millones de peticiones de su API al mes y se registran más de 300.000 usuarios diariamente. Estas cifras nos pueden dar a conocer el potencial de comunicación que nos ofrece este sistema.

• Conocer las peculiaridades del Twitter. Debemos vigilar como escribimos en Twitter, no es igual que otras redes sociales. Debemos ser concisos y ejecutar con el mensaje. Nuestra empresa debe dar noticias sobre sus productos de manera que sea sencillo en 140 caracteres.

• Calidad de seguidores. Es importante cuidar la calidad de las personas que seguimos ya que gracias a ellos llegarán nuevos followers. Debemos centrarnos en personas que tengan en común sectores profesionales o que puedan aportarnos ideas para evolucionar. Twitter es la red social donde hay más gente de mayor perfil profesional e intelectual, esto es un gran punto a favor de la empresa.

• Ganar en calidad. Cuanto más calidad tengan nuestros mensajes más expectación generarán. Podemos aumentar la calidad si mantenemos un ritmo constante de tweets.

• Ortografía. Cuidemos nuestra forma de escribir ya que es la cara de nuestra empresa. Podemos aprovechar para usar sinónimos y ajustarnos a los caracteres establecidos.

• No al spam. Evitemos retwitear todo, si cargamos el contenido de nuestro tablón perderemos calidad y eso no es positivo para las PYMEs. Si publicamos un link deberemos acortarlo, para hacer esto aconsejamos Bit.ly y deberemos vigilar los mensajes privados ya que si abusamos de ellos caeremos en la creación de spam.

• Dar a conocer el aspecto humano. Para mostrarnos en persona podemos aprovechar los eventos que organizan desde la comunidad de twitteros. Es un buen momento para intercambiar ideas y conocimientos, pero sobre todo es bueno para desvirtualizarnos.

• Hagamos diferente nuestra página de Twitter. El aspecto es importante, podemos enganchar a público si presentamos un aspecto diferente. Este aspecto lo podemos usar para mostrar nuestras diferentes páginas, como la corporativa o la de Facebook.

Twitter es una herramienta muy potente ya que su uso es directo y simple. Debemos usarla con inteligencia y sentido común, e integrarla en la empresa. Desde ella podemos acceder a nuevos clientes, expandirnos y mantener una presencia en nuevas tecnologías.

Una de las opciones que nos gusta a la hora de trabajar en la nube es la que nos ofrece Zoho. Con aplicaciones muy centradas en las opciones para empresa representa una de las opciones más completa tanto por el número de aplicaciones de las que dispone como por sus continuas actualizaciones y mejoras. En este sentido se enmarcan las últimas novedades de Zoho reports que se renueva y diversifica sus opciones para compartir informes.

Una de las razones para trabajar en la nube es tener los documentos accesibles desde cualquier lugar y en este sentido facilitar las opciones para compartir documentos. En este caso de han mejorado las opciones a la hora de compartir los informes, de manera que ahora la definición de permisos es más flexible, añadiendo nuevas opciones.

Así podemos diversificar el nivel de acceso a los datos de los informes, ya sean de creación, sólo de lectura, se pueden exportar los datos o ver datos subyacentes. Una buena opción que podemos utilizar cuando enviamos informes de este tipo a nuestros clientes o proveedores que no necesitan tener acceso a toda la información del propio informe.

Aunque la mayoría de las empresas ya tienen el tema del cumplimiento de la LOPD resuelto quedan algunas que todavía tienen dudas tanto sobre la ley como sus implicaciones o las necesidades de seguridad que deben implantar para su cumplimiento. Por eso se agradecen esta tipo de iniciativas como el manual para cumplir con la LOPD de la mano de Microsoft.

Se trata un manual que trata los principales aspectos de la LOPD para la protección de datos personales tanto en su conocimiento práctico de la ley, sus sanciones como de las configuraciones tecnológicas de las plataformas de Microsoft para una adecuada protección de los datos. Es un libro que aúna los aspectos legales con los técnicos.

El libro se encuentra disponible para su descarga de forma gratuita pero para ello debemos registrarnos con una identificación de Windows Live, cuenta de correo de Hotmail, entre otras opciones. Nos ofrecen el libro en formato PDF y XPS para su descarga. Posee una primera parte más centrada en el ámbito legal de la LOPD y una segunda más técnica.

Esta segunda parte está destinada a los responsables de sistemas y de seguridad de las empresas con información sobre las configuraciones y características de seguridad implícitas en la plataforma Microsoft. El libro que consta de casi 400 páginas debería ser un referencia para la protección de datos con sistemas Microsoft.

Especialmente interesante me parece el capítulo dedicado a la implementación de la LOPD sobre SQL Server, aunque otros como la confidencialidad en Exchage 2007 son igualmente muy a tener en cuenta. Buen trabajo por parte de Microsoft para facilitarnos este manual que sin duda aclarará muchas dudas a los responsables en esta materia de las empresas.

Una de las cuestiones van a ir cambiando a lo largo del próximo año es el número de dispositivos táctiles para navegar por Internet. El iPad y toda la caterva de dispositivos que aparecerán para competir con él harán que la forma de navegar por nuestras webs sea distinta. La desaparición del puntero del ratón marcará la forma de adaptar nuestra web a la navegación táctil.

La forma en que se crean los menús, los enlaces, etc. todo el diseño estaba pensado para trabajar con el ratón y teclado como forma de relacionarnos con la web. El ratón es un instrumento muy preciso a la hora de movernos por la web. Tal vez es una cuestión de costumbre, pero a la hora de pulsar un enlace o ir al menú utilizando los dedos desde un dispositivo táctil yo no soy tan hábil como con el ratón.

Una de las cuestiones que quizás volvamos a ver son los botones, que hace años eran muy utilizados en las páginas web, pero que ahora casi se encuentran en desuso. Utilizar un espacio para que nos lleve al enlace es más sencillo de pulsar con el dedo que el texto de un menú.

Pensar como hacer cómoda la navegación de manera táctil sin duda es una labor que debemos desarrollar en nuestra web. Saber qué contenidos destacar, qué accesos directos tendremos en nuestra página de inicio y todas las opciones que nos ofrece la navegación táctil. Si a esto unimos la proliferación de teléfonos móviles táctiles sin duda tenemos una necesidad que cubrir en nuestras páginas.

Es necesario adaptar la web para que dependiendo del dispositivo con el que se acceda a la misma nos presente un interfaz u otro. Los contenidos deben ser los mismos y la administración de la web debería hacerse de forma centralizada, pero no es lo mismo entrar a la web con un iPad, que con un teléfono móvil táctil que a través de un ordenador. La experiencia del usuario puede ser radicalmente distinta y la impresión que se lleve de nuestra empresa también.

Esta semana se ha presentado un estudio por parte de Panasonic Imaging Group que valora la pérdida de horas de los trabajadores solucionando los pequeños problemas de hardware entre media hora y dos horas a la semana, lo que significa 104 horas anuales totales. Entonces es cuando puede plantearse el dilema de ¿quién resuelve los pequeños problemas de hardware?

Hablamos de este papel que se ha quedado atascado sólo tenemos que abrir la impresora y sacarlo para continuar imprimiendo con normalidad o ese cristal del escáner que tiene una pequeña mancha y esto hace que salgan mal los documentos escaneados. Lo fundamental en estos casos es saber donde está el límite de nuestra capacidad.

De las cuestiones como cambiar tóner, cartuchos o cintas de impresión directamente es necesario que se responsabilicen los propios usuarios. Los consumibles no deben entrar dentro de la categoría de problemas de hardware. Al fin y al cabo, cambiar un tóner es a efectos prácticos lo mismo que poner papel en la bandeja de entrada de la impresora, sólo cambia la periodicidad con la que se ejecuta esta tarea.

Además debemos distinguir si estamos en una empresa pequeña, sin servicio técnico propio, o disponemos de servicio técnico. Igualmente en ambos casos, se trata de una cuestión de tiempo. El límite del tiempo que un usuario puede perder en resolver estos pequeños problemas de hardware están en el tiempo de asistencia del servicio técnico.

Si disponemos de servicio técnico en nuestra empresa la asistencia será más o menos rápida. Sin embargo si dependemos de técnicos externos tendremos que pasar el aviso y dependiendo de la modalidad de contrato, trabajo que tenga pendiente, etc. el técnico tardará más o menos tiempo en acudir. La diferencia está en estar una media hora parados o toda la mañana, entre uno y otro servicio.

Los usuarios en el primer caso muchas veces se inhiben y esperan que sea un técnico el que venga a quitar el pequeño atasco. Finalmente el resultado es semejante, puesto que si depende de este documento para continuar con su trabajo el usuario estará igualmente inactivo.

Lo recomendable y más práctico es saber en qué medida podemos solucionar nosotros mismos el problema, si está a nuestro alcance. Si tardamos menos en resolverlo nosotros mismos que en que acuda el servicio técnico podemos dar el tiempo por bien empleado y no juzgarlo como en el caso del estudio como una pérdida de productividad, sino todo lo contrario, hemos ganado X horas al año solucionando inmediatamente problemas que de otra forma habrían tardado X horas + el tiempo de acudir del servicio técnico.

El otro día hablábamos de la necesidad que tienen algunas empresas de establecer cuotas de impresión para disminuir el gasto en esta partida. Pero antes de llegar a este punto necesitamos cuantificar el gasto en impresiones que tenemos en la empresa. Para las pymes una buena opción para realizarlo nos la ofrece Mypirntercloud. Nos ayuda a monitorizar y controlar los gastos de impresión.

Se trata de un software gratuito disponible para sistemas Windows que nos permitirá llevar una estadística del número de hojas que imprimimos cada mes, controlar los niveles de los cartuchos de tóner para que seamos conscientes de las necesidades que tenemos para comprar recambios o la previsión para que se terminen.

Que se cumplan o no las previsiones dependerán de saber si mantenemos el ritmo de impresión que llevamos habitualmente, ya que el programa nos aplica una media entre la cantidad de tóner que estima en el cartucho y el número de copias que sacamos habitualmente.

De esta manera podemos realizar una previsión de gasto en impresión. Además, si así lo deseamos podemos solicitar cartuchos de tóner o tinta a los proveedores desde la aplicación. Podemos elegir entre una lista de proveedores que nos ofrecen los consumibles de nuestras impresoras.

Una vez instalado el software nuestro Myprintecloud realiza un descubrimiento de las impresoras que tenemos instaladas en red. Este proceso puede tardar un poco en el inicio dependiendo del número de impresoras y del tamaño de nuestra red. De estas impresoras captura datos básicos del equipo como su número de serie, valores de sus contadores de páginas, el estado de los consumibles, y los mensajes que aparecen en el display de la impresora.

Esta es una buena opción para empresas con varias sedes, de manera que desde una única cuenta puedan tener información de las impresoras de red de toda la empresa, de manera independiente de su ubicación. Esto nos asegura tener controlado el gasto de impresión de distintas oficinas de nuestra empresa.

El principal obstáculo que nos plantea es que no incluye las impresoras locales, que en muchos casos son parte fundamental en las micropymes. Impresoras compartidas que de alguna manera también necesitamos controlar, aunque en estos casos el software de la propia impresora puede ser suficiente para esta tarea.