Existen muchas soluciones de software libre disponibles para las pymes. Son alternativas solventes a otros programas de software privativo pero que tienen sus inconvenientes que es necesario conocer a la hora de decidir la implantación de software libre en la pyme. Hay que ser tanto más cuidadosos cuanto más importantes sea el programa que implantamos.

En este sentido no es lo mismo cambiar el navegador web, cambiar Explorer por Firefox que cambiar nuestro ERP, que puede provocar una parálisis de nuestra empresa si no se hace con cuidado. A la hora de implantar software libre tendremos que tomar las mismas consideraciones que con el software propietario. Lo único que nos ahorramos a la hora de instalar software libre es el precio de la licencia. Algunos aspectos a tener en cuenta son los siguientes:

• Implantación de la nueva solución: debemos evaluar si tenemos personal dentro de nuestra organización capaz de llevarla a cabo con las debidas garantías o debemos acudir a un servicio externo. En este caso, debemos considerar el presupuesto de la implantación de la aplicación.

• Mantenimiento de la aplicación: en este caso debemos considerar una primera fase inicial, que será más intensa a la hora de ajustar la aplicación a nuestra empresa y una segunda fase en la que deberemos realizar el mantenimiento preventivo y ajustes de toda aplicación. Dependiendo de su complejidad nos llevará más o menos tiempo, pero todas las aplicaciones tienen su mantenimiento y administración.

• Curva de aprendizaje: es una cuestión muy importante, puesto que dependiendo de la curva de aprendizaje de esta aplicación tendremos que dedicar más o menos horas a formar a nuestros empleados, lo cual se traduce en más o menos dinero desembolsado finalmente.

El pasado mes de febrero Fundetec presentó un informe sobre los autónomos y la sociedad de la información en 2009. En el estudio existen algunas cifras que, al menos a mi, me han parecido muy llamativas, puesto que al escribir en un medio digital muchas veces se pierde la perspectiva y pensamos que todas las pymes y autónomos le conceden importancia al mundo digital y las posibilidades de internet.

Esta pasada noche Google ha anunciado el lanzamiento de Google Apps Marketplace, repositorio de software para empresas externas en Google Apps que ha abierto a otras compañías su mercado intentando ser una referencia y ofrecer un extra a las empresas que se plantean contratar estos servicios.

Añadir una aplicación desde Marketplace es algo sencillo, que podremos realizar desde el panel de control de nuestro dominio y permitirá acceder a los usuarios a las aplicaciones de la manera habitual con aplicaciones propias de Google. Un ejemplo de ello es la integración de aplicaciones de negocio de Zoho como pueden ser Zoho CRM o Zoho Projects, por ejemplo.

Esta opción de integrar aplicaciones en Google Apps está disponible para las versiones Premier, Standar y Education. Están disponibles aplicaciones de más de 50 compañías distintas, desde las que hemos comentado de Zoho, box, Aviary MS Office sync, por citar alguna de las presentes. Es sólo un punto de partida, pero desde Google esperan que sean muchas más las empresas que se sumen a esta posibilidad.

A mi modo de ver es un movimiento muy inteligente de Google que busca de esta manera complementar su oferta de Google Apps con servicios de valor añadido que otras compañías con mayor experiencia que Google en el desarrollo de aplicaciones tienen desde hace tiempo. Para las empresas que utilizan Apps es un punto a favor, dado que la contratación e integración será muy sencilla y tendrán un repositorio de software disponible con un gran número de aplicaciones orientadas al mercado profesional disponibles.

Y esto parece que es sólo el principio, puesto que tienen preparada una conferencia para desarrolladores para el próximo mes de Mayo donde otras compañías irán de la mano de Google para integrar sus aplicaciones en Google Apps. Dado el éxito de iTunes o Android Marketplace es razonable que a nivel escritorio Google haya abierto una tienda de software hacia el entorno empresarial que facilite la adopción de nuevas funcionalidades a nuestras empresas.

Parece que la nueva suite de Microsoft para la ofimática ya está en su última fase de evolución, y tenemos ya fechas previstas para el lanzamiento. Office 2010 estará disponible en Junio de 2010. Aunque Microsoft lo presentará en un evento a nivel empresarial el 12 de mayo.

Para que las ventas de Office 2007 no se resientan como ocurre cuando va a salir una nueva versión de forma inminente Microsoft nos informa que las copias de Office 2007 adquiridas entre el 5 de Marzo y el 30 de septiembre de este año podrán actualizarse online de forma gratuita a Office 2010, cuando esta versión esté disponible. Si se desea un soporte en DVD tendrán que pagar un pequeño recargo extra.

Además conviene recordar que esta versión de Office 2010 incluirá una versión Starter que ya vendrá preinstalada con el los nuevos ordenadores. Es esta una versión recortada que incluye sólo Word y Excel además de publicidad. Seguro que no es la versión idónea para las empresas pero muchas lo agradecerán para equipos en movilidad que no necesitan tanto un paquete ofimático completo.

Las versiones de Office Home y Student 2007 se actualizarán a las versiones homónimas en 2010, mientras que las versiones Office Standard 2007 y Office Basic 2007 podrán actualizarse a las versiones Home y Business 2010 respectivamente. Por último, los que opten por las versiones Office Small Business 2007, Office Professional 2007 y Office Ultimate 2007 también podrán actualizarse a sus equivalentes de 2010. Todo ello se realizará a través de la herramienta Office Lineup para la actualización online.

Por último hay que reseñar que existe un límite de 25 actualizaciones gratuitas por cliente, así que si tenéis que renovar todos los equipos de vuestra oficina es recomendable tenerlo en cuenta a la hora de valorar si conviene o no esperar hasta Junio a la hora de comprar la nueva versión si excedemos dicho número de licencias.

Hoy en día una de las máximas de la red es que cuando Google estornuda, la red se constipa. No hay nada que haga tanto ruido de fondo como una declaración o presentación de Google, sólo Apple o Microsoft pueden competir con ellos en este sentido. John Herlihy, responsable de Google en Europa ha pronosticado la desaparición del ordenador de sobremesa en tres años.

Afirma que el ordenador tradicional cada día tendrá menos importancia puesto que otros dispositivos móviles, véase teléfonos, tabletas o portátiles, por este orden cada día asumirán más y mejor las funciones del ordenador tradicional. Puede que sea así en el ámbito privado, pero dudo que la empresa asuma estas tesis.

Creo que no es asumible hoy por hoy para la empresa la sustitución del ordenador tradicional por ordenadores portátiles, teléfonos de última generación o tabletas táctiles. El sobrecoste respecto al ordenador tradicional de estos dispositivos es un inconveniente demasiado importante para su aceptación por parte de la empresa.

Una de las cuestiones a las que todas las empresas se enfrentan en un momento u otro es la de crear una copia de seguridad. Al igual que existe gran variedad en el tipo de pymes, existen una gran variedad de formatos de copia de seguridad, y no me refiero a un formato lógico, sino más bien ya a un formato físico en el que copiar la información.

Los criterios a tener en cuenta para elegir entre un formato u otro son diversos. Coste medio por unidad de información grabada, tiempo para grabar esta información, vida media del soporte, son algunas de las cuestiones que tenemos que plantearnos a la hora de ver que soporte de copia de seguridad adoptamos en nuestra empresa. Los soportes más habituales en la pyme son los siguientes:

• Cinta magnética: es un clásico, que como los viejos rockeros nunca mueren, debido fundamentalmente al bajo coste por unidad de información grabada y que casi todos los servidores y programas de copias de seguridad incorporan soporte para unidades de cintas. Hoy por hoy podemos decir que sigue siendo el estándar. Los peros los tiene en el tiempo de ejecución de la copia, y la fiabilidad del soporte en cinta magnética, que es ampliamente superado por otros formatos.

Una de las cuestiones que las empresas tienen a principios de año e indefectiblemente se acaba por consumir, muchas veces no se sabe bien en qué, es el presupuesto IT de las pymes. En el entran muchas cuestiones, pero en la mayoría de los casos se busca con este presupuesto cumplir con los gastos fijos y no una provisión de gasto en desarrollo.

Me refiero con esto a que el presupuesto IT de la pyme, en muchos casos, se ve reflejado en el gasto de ADSL, amortización de equipos y programas, así como un pequeño apartado de consumibles e imprevistos en el mejor de los casos. Las empresas más pequeñas suelen tener un menor control presupuestario y no suelen incluir la amortización de los equipos ni del software a no ser que ambas vengan en modalidad de renting, en el caso del hardware y de SaaS en el del software.

Pocas empresas dejan un pequeño margen para el desarrollo, para la búsqueda de nuevas herramientas que se puedan implantar en las pymes y ayuden a mejorar los procesos, y con ello aumentar la productividad y los ingresos de la empresa. Está claro que no todas tienen capacidad económica para ello, pero se trata más bien de un ejercicio de hábito, que de recursos económicos.

Dedicar un porcentaje pequeño de nuestro presupuesto IT a la búsqueda y desarrollo de nuevos recursos para nuestra empresa no debe ser un quebranto en nuestro presupuesto, muchas veces es sólo cuestión de reservar o poner a trabajar a nuestro equipo técnico en la evaluación de determinados programas que pretendemos implantar, o evaluar cual es la mejor opción a la hora de adquirir tal o cual sistema de impresión.

Se trata de reservar una parte de nuestro tiempo y de nuestra atención a estos proyectos de futuro, sea este a corto o medio plazo. Sólo con esto estamos sustrayendo unos recursos humanos de otros departamentos e invirtiendo en IT. Está claro que no supone un quebranto que una persona dedique una hora al día a probar un nuevo programa de facturación y que finalmente nos haga un informe de las ventajas e inconvenientes del mismo.

Por lo tanto, el presupuesto IT de las pymes debe tener el rigor necesario como para poder sustraer estos recursos, ya sean económicos o humanos, en favor de un desarrollo necesario para nuestra empresa a la hora de mejorar el futuro de la misma. Es una cuestión de planificación empresarial que debería estar implantada en nuestras empresas, pero claro sustraer recursos del presente en aras de un futuro mejor, siempre es complicado.

Muchas empresas que quieren iniciar su andadura en la web suelen desconocer el medio en el cual se van a meter. Tienen referencias difusas de internet, conocen Google o la página de Hotmail a través de la cual acceden a su correo y poco más. En un momento dado deciden dar el salto a la web y lo que buscan es traducir su imagen corporativa a este nuevo entorno, pero para ello antes necesitan conocer el lenguaje de la web.

Y es que estamos hablando de un medio distinto al que ellos están habituados a trabajar. Por ejemplo, un error, a mi juicio, que muchos suelen cometer es intentar llevar a la web el diseño que tienen cuando hacen una publicidad en un tríptico. El lenguaje es distinto, con los flyers o trípticos se busca impactar para que la persona que lo recibe por lo menos le eche un vistazo, con la web buscamos algo más.

Entonces es cuando vemos esas páginas que pueden llegar a hacer daño a la vista, con fondos oscuros y chillones, que para determinadas empresas están bien, pero no sirven para todos los propósitos. Al igual que las webs diseñadas en flash, que por ejemplo se ven mucho en firmas de moda y van bien, porque prima el diseño a la imagen corporativa.

Si estamos buscando reflejar nuestra imagen corporativa en la web debemos intentar encontrar un solución entre diseño y comunicación. Buscamos un diseño funcional, que no prime criterios estéticos sobre los demás, que permita a nuestros clientes hacerse una idea cabal sobre nuestra empresa. Debemos conocer el lenguaje de la web para poder adaptar nuestro mensaje.

Una de las cuestiones que a muchas personas le ayudan a realizar sus tareas diarias son los gestores de tareas. En este sentido cuando estamos todo el día de un lado para otro, lo mejor es optar por un gestor de tareas online, que trabaje en la nube y nos permita conectarnos tanto desde nuestro ordenador de oficina, como desde el portátil o desde el móvil. Pero ¿qué le pedimos a un gestor de tareas online, para que cumpla bien su cometido?

Una de las cuestiones que muchas empresas realizan en su día a día es la parametrización de sus soluciones de software para que tengan una buena acogida en las pymes. Muchas de ellas lo único que hacen es recortar funcionalidades del producto que ofrecen a la gran empresa u ofrecer determinados paquetes con pocas posibilidades de personalización. La adaptación del software a la pyme es un proceso complicado que puede generar un alto grado de insatisfacción.

Se trata en primer lugar de saber que necesita el cliente. Muchas veces esta es una labor muy complicada. Estamos hablando de programas muy completos, a menudo, líderes en el sector de la gran empresa, seguro que todos tenéis un par de ellos en mente que en algún momento habéis estado valorando implantar en vuestras empresas. Buscar estos programas para la pyme puede ser un error.

Y digo puede, porque en determinadas condiciones de crecimiento futuro de la empresa podemos buscar un software que nos añada más funcionalidad, modularidad y nos permita seguir creciendo sin que nuestro ERP sea un problema en este proceso. Se trata de definir los procesos de nuestra empresa y comprobar como podemos abordarlos a nivel técnico.

Los programas adaptados de la gran empresa suelen funcionar de forma menos adecuada en la pyme. Gran empresa y pyme no tienen las mismas necesidades de análisis de negocio o de gestión del mismo. Y esto hablando de la medina empresa que puede tener doscientos empleados, y que entraría dentro del rango de las pymes. En el caso de pequeña empresa, por supuesto, estos programas no son ni siquiera accesibles por su elevado coste.

Por eso no soy muy entusiasta de adoptar soluciones de grandes empresas en las pymes, sino más bien buscar un equilibrio. Tampoco me acaba de convencer la opción se una solución a medida. Las mejores soluciones suelen venir de manos de un software parametrizado, un desarrollo adaptado a las pymes que permita cierto grado de personalización, pero en el cual no dependamos de un programador o una única empresa proveedora. El equilibrio en estos casos es la mejor solución para una pyme que por lo general ejerce de funambulista con todas sus decisiones a nivel técnico.

La verdad es que visto de esta manera no encuentro la sinergia entre una operadora y la financiación de equipos informáticos, pero teniendo en cuenta que hoy en día el ADSl está en el centro de casit todos los negocios, puedo entender la nueva iniciativa por la que Telefónica financiará equipos informáticos a las pymes y autónomos que inicien sus empresas en 2010.

Una de las apuestas estratégicas en nuestro país ha sido el paso a la administración electrónica y el impulso a la factura electrónica. Todavía queda mucho camino por recorrer y muchas mejoras por realizar pero España es un país puntero en estos servicios en Europa. Dentro del marco de actividades dentro de la Presidencia española de la Unión Europea se inscribe la conferencia sobre la factura electrónica en Europa.

Una de las opciones que nos puede interesar a la hora de instalar equipos informáticos en nuestra empresa es la de los Thin Clients de los cuales ya hemos hablado en varias ocasiones. Se trata de equipos ligeros que dependen para la ejecución de tareas de un servidor que será el que ejecute los procesos. Hoy vamos a ver TCOS, sistema operativo para Thin Ckients.

En principio cuando una empresa se plantea este tipo de arquitectura centralizada compra las soluciones de servidor y clientes que ya vienen preparadas y configuradas para su funcionamiento, pero muchas veces lo que necesitamos es realizar una serie de pruebas para saber si las aplicaciones que queremos ejecutar nos irán bien, o este sistema no es adecuado para nuestra empresa.

Si nuestra empresa dispone de servicio técnico propio TCOS puede ser una gran plataforma de pruebas para ejecutar el servicio. Para ello tiene unos requerimientos de hardware muy bajos, lo que nos permitirá reutilizar equipos antiguos como Thin Clients. Esta puede ser otra opción para otras empresas, que en lugar de renovar equipos y licencias pueden buscar esta vía para alargar o reutilizar su hardware.

• Para montar un servidor con TCOS necesitaremos una máquina con procesador a partir Pentium IV o superior, siendo recomendable en grandes redes busca procesadores multicore.
• Se necesitan 300 MB de memoria RAM más 80 Mb por cada cliente conectado, es decir, entre 2 y 4 Gb de RAM para gestionar entre 15 y 25 clientes.

• Dos tarjetas de red, una para la conexión exterior a internet y otra para nuestra LAN.

Para el uso de terminales ligeros los requisitos son también muy básicos, con procesadores pentium 100-133 con 32-64 MB de RAM y no necesitan disco duro. Es decir, que podemos montar la plataforma de pruebas con equipos antiguos descartados que guardamos en el almacén de nuestra empresa a la espera de tiempos mejores. Ahora es el momento de darles un uso. Además necesitaremos un Switch cada 20 puestos aproximadamente.

TCOS es un sistema operativo para sistemas linux, que está optimizado para distribuciones basadas en Debian, lo cual es una limitación en la empresa, puesto que no nos servirá para otro tipo de propósitos. Una vez instalado en el servidor, tendremos que generar la imágenes que permitirán el arranque de los clientes. En este punto cabe destacar la buena documentación que presenta este proyecto que nos permitirá desarrollarlo correctamente siguiendo las guías que nos ofrece.

La utilidad de TCOSMonitor nos permitirá controlar los clientes en cada momento, envío de mensajes a los mismos, audio o vídeo, ejecución remota de aplicaciones, captura de pantallas o el modo DEMO que permite que todos vean lo que se está ejecutando en el servidor. Todas estas opciones hacen de este sistema una estupenda alternativa para montar aulas de formación en la empresa, o explotar este tipo de recursos en las pymes que tengan alguna relación con la formación.

Como hemos comentado no es un software recomendado para empresas que carezcan de servicio técnico, aunque si utilizáis Linux en vuestra empresa seguro que le podéis dar utilidad. En una empresa se utilizaba para lanzar un equipo que ejecutaba una presentaciones en una pantalla de promo y se controlaba desde el equipo principal sin ningún problema.

El otro problema que encontramos con este software es el escaso número de desarrolladores implicados en el mismo, así que no esperéis un ciclo de desarrollo con grandes cambios. Sin embargo se está trabajando en añadir funcionalidades que mejoren este sistema operativo para clientes de servidor.

Si usáis Mac OS X en vuestra empresa y tenéis que transportar datos de un lugar a otro sabéis que la seguridad es algo importante, sobre todo cuando se tratan de datos de clientes.

Para ello, en Mac OS X hay diferentes opciones para poder hacerlo de forma segura. La primera es usar las imágenes de disco cifradas. Un proceso bastante sencillo, sólo debemos ir a la Utilidad de discos y cuando creamos la imagen seleccionamos el tipo de encriptación que queramos usar.

Entonces nos aparecerá una ventana con la que establecer la contraseña y listo. Ya tendremos la imagen creada, a la que sólo tendremos acceso una vez insertada la contraseña. Ojo, que eso sí, solo podremos hacer uso si al equipo donde traslademos la información usa Mac OS X.

Recientemente Microsoft ha publicado un aviso de vulnerabilidad que afecta a su navegador con las versiones más antiguas de Windows. Se trata de un problema de seguridad con Internet Explorer y XP en todas sus versiones, además de Windows 2000 y Windows Server 2003. Sin embargo no afecta a las versiones de Vista o Windows 7.

Ono sigue intentando sacar todo el jugo a su tecnología e infraestructura de red propia. En este ámbito, la compañía piensa que un aumento de la velocidad de descarga y subida de datos a la red le beneficia ante la competencia. Por eso, Ono duplicará la velocidad de red para los clientes con contratos de 3 y 6 megas que pasarán a ser de 6 y 12 megas, respectivamente.

Aunque son velocidades muy interesantes, muchas veces en las empresas no necesitamos tanto velocidad de descarga como velocidad en el canal de acceso a la red, es decir, de subida, para poder enviar documentos a la red de forma más ágil. En este aspecto la velocidad de subida pasará a ser de 300 y 500 kbps, respectivamente.

El coste del cambio será de dos euros más en la factura mensual, por lo que no resulta gratis la duplicidad de la red. Me parece interesante más que la velocidad de bajada el aumento de la velocidad de subida, donde empresas con conexiones exteriores entrantes, de usuarios en movilidad seguro que le pueden sacar todo el partido.

En mi caso es una red con la que he trabajado y de cuyo funcionamiento estoy bastante contento. Es bastante fiable la información de los X megas reales que ofrecen, donde suele aproximarse bastante bien a los valores ofrecidos. Como todas no es perfecta y tienen sus peculiaridades, por lo que es necesario informarse bien antes de contratar y revisar algún que otro foro de opinión sobre la misma, al igual que haríamos ante la oferta de otra operadora cualquiera.

Muchas empresas se encuentran desbordadas a la hora de gestionar su documentación, donde el paso al mundo digital ha supuesto una gran ayuda pero llegado el momento nos vemos en la necesidad de buscar un sistema que nos simplifique el trabajo y sobre todo encontrar los documentos que necesitamos. Organizar nuestra información con la intranet permite la gestión documental en la empresa.

Hoy en día la información fuera de nuestra empresa puede ser tanta o más que la disponible en nuestra empresa. Por eso poco a poco tenemos que ir adaptanto el trabajo con este tipo de información de forma distinta a como lo venimos haciendo. El cifrado de información es una tarea pendiente en la pyme.

No se trata sólo de dispositivos portátiles que puedan tener nuestros trabajadores en movilidad, ya sean portátiles, teléfonos móviles o simplemente memorias USB que pueden extraviarse en un momento dado, dejando expuestos datos o ficheros de clientes que pueden caer en manos inadecuadas. No sólo se trata del perjuicio por la pérdida de información sino también el descrédito de nuestra empresa.

Imaginaros un empleado que olvida su móvil en una visita a un cliente, donde se da cuenta que se lo ha olvidado y pasa a recuperarlo lo antes posible. No ha habido ninguna pérdida, pero imaginad que al cliente le da por investigar que tiene este teléfono de especial, y accede a nuestro CRM o a ficheros de clientes de la competencia.

No estamos hablando de un par de archivos, sino que hoy en día un dispositivo móvil puede contener todos los detalles relativos a nuestra empresa, clientes, situaciones financieras, datos personales, etc. Son cuestiones que no dejaríamos en una nota adhesiva en nuestra empresa y tampoco podemos hacer lo mismo con nuestros soportes informáticos para la información.

Por eso y como medida preventiva para evitar o intentar dificultar la fuga de información en las empresas es necesario implantar sistemas de cifrados de datos. Si no para todas las carpetas de información, si para las que contengan información más sensible. Ya sea a nivel de hardware o de software existen soluciones adecuadas para el mundo de la pyme cuya adopción es más que recomendable.

Por la misma razón que tenemos distintos perfiles de acceso a la información en las empresas, carpetas con contraseñas, etc. debemos buscar que si se rompen estas medidas básicas de seguridad no puedan accede a la información a través del cifrado de la misma. Muchas empresas no se plantean estos aspectos, luego cuando pasa algo no sirve lamentarse.

Entre los eventos que solemos presentar nos gustan especialmente los más orientados a los aspectos tecnológicos que tratamos en estas páginas, aunque no son los únicos. Con vocación generalista de tratar todos los temas llega el salón Miempresa, punto de encuentro para la empresa donde se tratarán todos los temas relacionados con la misma, incluidos los tecnológicos.

Se desarrollará los días 8 y 10 de Marzo en el Palacio de Congresos de Madrid y viene con un programa muy completo de conferencias de todo tipo, desde las más técnicas hasta otras más relacionadas con la gestión de empresa tradicional o hacia los emprendedores. Sin duda en este aspecto tiene un ciclo de conferencias, talleres y casos de éxito de lo más completo.

También posee una categoría de premios donde podéis inscribir a vuestra empresa de dentro de una de las cuatro categorías disponibles a la mejor iniciativa empresarial tecnológica, con mayor creación de empleo, emprendida por mujeres o extranjera implantada en España. Por todo ello este encuentro se configura como un punto de encuentro para la empresa de hoy en día muy interesante para fomentar el intercambio de ideas entre ellas.