¿Publico noticias de mi empresa o no?

Dejando claro siempre que no puede ser algo obligatorio. Si somos usuarios de las redes sociales podemos empezar a plantearnos esta cuestión. Si no somos usuarios habituales de Twitter o Facebook no tendremos este problema. Y cuentas del tipo @comercial_miempresa son de uso profesional, aunque sea el comercial de la empresa el que la utilice, sin entrar en cuestiones personales.

Perfiles profesionales personales

Nos ayuda a ganar visibilidad a nivel de empresa, puesto que muchas personas no seguirían a nuestra empresa, si pueden hacerlo a uno de sus trabajadores. No es el primer caso que un empleado tiene más seguidores que la propia empresa. En este sentido el nombre de la cuenta muchas veces se identifica claramente con la empresa, del tipo @tunombre_empresa, aunque creo que en este caso el usuario tiene que estar muy seguro de su permanencia en la empresa a lo largo del tiempo, puesto que si cambia de empresa tendrá que cambiar de cuenta.

De esta forma la difusión de los mensajes de nuestra empresa puede verse multiplicada por un número de perfiles profesionales que se hacen eco de su trabajo como parte de su vida. Pero también informaciones, productos, etc. que saca nuestra empresa en los que ellos están trabajando, a través de un perfil social donde muchas veces se están relacionando también con clientes, socios de negocio o proveedores.

Inconvenientes del uso de perfiles privados

En este caso se pueden producir comentarios desafortunados, donde luego la empresa tenga que salir a rectificar. Pero también comentarios en momentos inapropiados, o fotos que se publican de momentos poco lúcidos, véase las cenas de empresa en navidad. Por no hablar de cuando alguien nos coge el móvil y le da por publicar un comentario “inocente” en nuestra cuenta de Twitter.

Por último queda el caso de cuando el empleado abandona nuestra empresa. El perfil sigue siendo suyo, por lo que si ha salido de buenas maneras, no habrá problema. Sin embargo si la salida no ha sido de mutuo acuerdo puede que los comentarios que deje en las redes sociales no sean todo lo “amables” que nos gustarían.

Cuando somos una piña, el Facebook es nuestro aliado

Si no se da esta circunstancia es tontería agregar a nuestros compañeros, y menos aún a nuestro jefe, con el que no vamos a comentar, y sobre todo, pueden darse situaciones incómodas, por ambas partes. Lo siento pero no quiero ver a mi jefe en bañador o haciendo una barbacoa. Esa imagen no me ayudará a centrarme la próxima vez que tengamos una reunión.

Por eso en muchas ocasiones las redes sociales se convierten en una herramienta perfecta para pulsar el ambiente de trabajo de una empresa, pero también para valorar cómo funcionan los equipos y la relación entre empleados y jefes. Si hay un ambiente de amistad y trabajo en equipo se mostrará en las redes sociales, o en caso contrario veremos silencio, en el mejor de los casos.

Al principio las fugas de información de las empresas se producían en papel. Después con las llegadas de los ordenadores, se sumaron los medios electrónicos, primero disquetes, también correo electrónico, después los medios ópticos, como los CD/DVD y finalmente la llegada de las memorias USB. Hoy estamos en una nueva era, la conexión continua a nuestros negocios, por eso creo que la nube es el nuevo reto para evitar fugas de información en las empresas.

Porque aunque en las grandes empresas esta conexión constante se enfoca a través de herramientas monitorizadas y tuteladas por el departamento de TI, lo cierto es que en muchos casos las pequeñas utilizan herramientas que les permiten una mayor agilidad, pero también un menor control. Dropbox, Google Docs o Evernote son tres ejemplos de formas de aprovechar la nube para compartir documentos o trabajar de forma colaborativa.

Control vs. productividad

Llegados a este punto, la empresa pierde el control de los documentos que sus empleados tienen en estas carpetas compartidas. Nada impide que se puedan copiar, subir, mover, documentos con total libertad, de manera que en muchas ocasiones este tipo de documentos, aunque se utilizan en ámbito interno están absolutamente prohibido sacarlos fuera.

Si a este hecho le unimos el uso que sobre todo en las pequeñas empresas, pero cada vez más en las grandes, se hace de dispositivos privados, sobre todo teléfonos móviles inteligentes, para uso corporativo, tenemos un estupendo punto de fuga de información. Un smartphone donde ya tengo Dropbox para uso particular y donde un día guardaré un documento que me han enviado al correo de empresa, otro un presupuesto o una propuesta, etc. Así lo tengo siempre disponible…

El problema es que muchas veces cuando el empleado cambia de empresa sigue teniendo toda esta información disponible. Y la cosa tiene mal arreglo, puesto que aunque se la empresa la que comparte la carpeta en la nube nada impide que nos podamos copiar la información fuera de la misma, en local en cualquier equipo. Por lo tanto si de verdad vemos que la nube nos puede ser de utilidad para intercambiar información, hemos de ser conscientes también de sus riesgos.

¿Tenemos que limitar la productividad que conseguimos con estas alternativas en aras de una mejor seguridad? ¿Seguimos usando el correo para intercambiar los archivos? Para mi las ventajas son mucho mayores que los inconvenientes, aunque la falta de formación y cultura en el manejo de la información en la nube puede ser un riesgo, sobre todo al principio.

De todas formas sigo pensando que la principal fuga de información está en las fotocopiadoras y en la falta de definición de los roles en las empresas, ¿de quién es cliente del comercial o de la empresa? De esta forma no es la primera vez que un empleado antes de cambiar de empresa sale por la puerta con información de clientes que ha contactado, por ejemplo.

Fujitsu renueva su gama de estaciones de trabajo Celsius para la empresa mejorando los 29 modelos de sus cuatro series. Las mejoras se centran en ofrecer mejores capacidades de procesamiento, rendimiento, memoria y potencia gráfica. Con equipos especialmente pensados para trabajar en entornos gráficos exigentes y una capacidad de memoria alta.

A esto hay que añadir la llegada del nuevo modelo CELSIUS M720, pensado para trabajar con aplicaciones que necesitan un gran volumen de datos, para lo que ofrece la posibilidad de utilizar una placa de alto rendimiento, doble tarjeta gráfica y memoria de hasta 64 GB.

Procesadores a elegir Intel Xeon, que disponen de 4, 8 o 16 cores, tarjetas gráficas duales, y memorias DDR3 de rendimiento mejorado con capacidades que dependiendo del modelo pueden llegar a los 192 GB de memoria. Por lo tanto estamos hablando de equipos de alto nivel enfocados a trabajos gráficos exigentes.

Lo cierto es que a la hora de elegir equipos potentes de gama alta ofrecen una configuración flexible, algo distinta a lo que estamos acostumbrados a ver en el clásico equipo de sobremesa y sobre todo nos garantizan un rendimiento adecuado para el tipo de aplicaciones que vamos manejar, tipo CAD o de modelado 3D, hacia las que van enfocadas.

Si algo echamos en falta es quizás un diseño más cuidado, aunque debajo de ese aspectos espartano se oculta un acceso rápido a los discos duros que podemos sacar sólo con retirar la rejilla de ventilación, algo muy cómodo para cambiarlos o simplemente para llevárnoslos con nosotros.

Cuatro de cada cinco empresas tienen problemas de rendimiento en su aplicaciones en el último año, según el estudio "'Killer Apps 2012', donde destaca que los problemas de rendimiento son muy frecuentes en las redes, con el 74% de los encuestados citando aplicaciones críticas como ERP o CRM y aplicaciones basadas en vídeo como aquellas que entrañan más problemas.

Cuando el problema viene ocasionado por la red de comunicaciones un 55% de los encuestados confía en las quejas de los usuarios, como primera forma de medir el rendimiento. Si tenemos en cuenta que más de dos de cada tres no tienen los suficientes elementos para comprobar las necesidades de mejoras en su red corporativa.

A mi parecer más que por las cifras en sí mismas si que he constatado que muchas empresas sufren malas decisiones tomadas en el pasado. Una mala elección de ERP, de CRM incluso del gestor de contenidos web, que acaba por lastrar el rendimiento de la empresa durante mucho tiempo, porque buscar otro no es tan sencillo. Por eso a pesar de sus imperfecciones se decide mantener el sistema como mal menor.

Por otro lado la caída de rendimiento se puede deber a un cuello de botella en la red interna o externa. Lo cierto es que en muchas ocasiones en la red interna se puede resolver invirtiendo en una mejora en la electrónica que gestiona nuestra red, pero en la red externa no nos queda más remedio que contratar líneas con un mejor ancho de banda.

Españoles e italianos los que más usan redes sociales

El uso principal de las redes sociales en el ámbito profesional es utilizado para encontrar expertos e información sobre algún tema de manera más rápida, por un 41%, para colaborar y compartir conocimientos por un 37%, networking y relaciones profesionales para un 34% y para reducir el volumen de correos recibido en un 31% de los casos.

Por países el estudio revela como son españoles e italianos con un 74% los que más usan las redes sociales, por encima del Reino Unido con un 65%. Además el 69% cree que las empresas que adopten redes sociales para su funcionamiento tendrán un crecimiento más rápido que aquellas que no lo hagan, además casi igual porcentaje piensan que serán capaces de atraer más talento a sus organizaciones.

Además los usuarios que utilizan las redes sociales de forma frecuente tienen más posibilidades de ascender si hacemos caso de los datos que nos dicen que un 86% de los usuarios que han sido promovidos a nuevas responsabilidades y un 72% que es probable que lo sean, en comparación con el 61% y el 39% que son los porcentajes para los usuarios que no utilizan las redes sociales.

Hay que poner un poco en cuarentena estos resultados, puesto que el estudio realiza varios sesgos importantes en la base de usuarios encuestados. Se realiza el estudio con empresas de más de 50 empleados, que sean trabajos de oficina y enfocados a colaborar con otros colegas de profesión o de su propio equipo. Además la encuesta se completó por empleados que podían acceder a las redes sociales desde su lugar de trabajo.

Es decir, estamos hablando de una parte de las empresas, muy relacionada ya con las redes sociales, pero no de un espectro más amplio donde quizás los resultados hubieran sido muy distintos, o por lo menos más matizados en algunos aspectos. De lo que no hay duda ya es del auge de las redes sociales en los entornos de empresa.

Muchas pymes creen que son inmunes a los ataques maliciosos en sus computadoras y redes. No hay que dejar de proteger la información del cliente simplemente por ser una pyme. Hay que proteger la información del cliente y tomar las precauciones necesarias para protegerte a ti mismo. Hacer caso omiso de los riesgos puede llegar a costar miles de euros. A su vez, alerta a tus clientes si se produce alguna infracción en tu red. Aprende a proteger la información del cliente a través del conocimiento básico sobre seguridad.

Los atacantes pueden instalar software malicioso para copiar la información de tus clientes. Ellos pueden obtener nombres, direcciones y números de teléfono. Incluso pueden obtener números de tarjetas de crédito, ya que se introducen en el sistema. Por lo tanto, es tu responsabilidad proteger la información del cliente.

Estás en riesgo, incluso si no almacenas la información del cliente en tu computadora. Estos programas maliciosos funcionan en tiempo real. A medida que introduces un número de tarjeta de crédito de un cliente, este puede ser transferido al atacante. Esto puede ocurrir incluso antes de que se haya entrado en tu sistema de pago.

Proteger la información del cliente

Los pasos son simples y fáciles. Ellos sólo requieren una pequeña cantidad de tiempo. Además, puedes salvar a tu negocio miles de euros y proteger la información del cliente.

• Antivirus y antimalware: asegúrate de que estás totalmente cubierto desde el primer día a las amenazas. ¿No usas ningún antivirus? Microsoft por ejemplo ofrece Security Essentials para un uso libre en cualquier sistema operativo Windows y Malwarebytes ofrece una versión gratuita de su producto anti-malware.

• Cifrado de disco duro: si tienes la información de tu empresa en una computadora portátil o Tablet PC tu información puede ser protegida por un inicio de sesión. Sin embargo, esto no es completamente seguro. La información se puede leer directamente desde la unidad por cualquier persona que se tome unos pocos minutos buscando por Internet como hacerlo.

¡Con este ordenador tengo para 20 años!

Porque tenemos todavía muchos aspectos de mejora en las empresas. Algunos requieren de más inversión en tecnología, otros sólo en cambios de hábitos y forma de trabajar. Lo siento, pero ya no basta con el correo electrónico y el Office, de hecho estas herramientas se han convertido en un lastre en muchas ocasiones.

Cambiando los hábitos de trabajo

• Cambio de hábitos que tienen más que ver con el hecho de ser o no nativos digitales. Imprimir un correo electrónico para enseñárselo a otra persona de la organización, pero también algo realizar una llamada para saber si alguien ha recibido un correo o mirar una página web todos juntos, en lugar de cada uno en su puesto de trabajo.

• Trabajo colaborativo de manera que un mismo documento pueda ser editado por distintos usuarios al mismo tiempo, pero también un sistema de versiones documental adecuado que permita volver a versiones anteriores de forma cómoda. En este sentido una Intranet, flujos de trabajo que nos avisen de forma automática cuando un documento que nos interesa cambia son fundamentales.

• Certificados digitales y firma electrónica que es algo que no requiere de grandes inversiones, sino más bien de un poco de formación y sin embargo nos ahorrará mucho tiempo al poder realizar múltiples trámites con administraciones sin necesidad de tener que desplazarnos. Cada día es más útil y tener un certificado digital de empresa imprescindible.

Invirtiendo en futuro para olvidarnos del papel

• La factura electrónica es una de las asignaturas pendientes en muchas empresas. No se trata de gestionar la facturación a través de un programa informático, sino que hoy en día necesitamos una factura electrónica, olvidarnos del papel, tanto para las nuestras como las que recibimos de proveedores u otras empresas

Ya hemos hablado en más de una ocasión de los productos de la gama Toughbook. Son equipos preparados para trabajar en el exterior, pero no sólo eso, sino también para hacerlo en condiciones extremas, sin importar si llueve, hace frío o calor. Pero no fue hasta hace poco que pude tener uno de ellos en mis manos. Y lo cierto es que impone respeto. Por eso voy a comentar brevemente mis impresiones sobre la gama Toughbook de Panasonic, recomendada sólo para entornos de trabajo exigentes.

Lo primero que llama la atención es su tamaño. Aunque tenía un equipo de 10,1” en mis manos, su grosor era el doble del que tendría un equipo normal, de estas dimensiones. Estaba totalmente recubierto por una coraza, una protección rugged, que lo hacía inmune a los golpes que pudiera sufrir, pero también perfectamente protegido contra factores ambientales, como polvo, grasas, etc.

Para cogerlo con una sola mano incorporaba un asa que podíamos acoplar a nuestra mano para sujetarlo con una y manejarlo con la otra. No resultaba muy cómodo, especialmente por su peso, dado que aunque es de pequeñas dimensiones tiene un peso considerablemente más alto, alrededor de 2,3 kilos, más del doble que un equipo normal de similares características. Ahora las protecciones que incorpora a cada una de las conexiones que tiene disponibles merecen la pena.

Desde la toma de red, hasta la de conexión a una pantalla externa están protegidas con una tapa, de manera que para conectar un cable de red, primero tenemos que abrir dicha tapa, que evita que la suciedad entre en el mismo. Lo mismo podríamos decir de teclado y pantalla que se encuentran perfectamente protegidos. Además el brillo de la pantalla es óptimo para trabajar en exteriores así como su batería, con una buena autonomía.

Además este equipo permitía girar la pantalla, por lo que si lo necesitábamos podríamos mostrar lo que se está viendo en la misma a la persona que tenemos enfrente. Este posibilidad también permitía plegar la pantalla sobre el teclado, quedando como si fuera un tablet, para lo cual incorporaba un lápiz óptico para poder utilizarlo de manera cómoda, aunque su peso siempre será un hándicap si vamos utilizarlo durante un tiempo prolongado.

Lo cierto es que es una opción a considerar si vemos que nuestros equipos se deterioran más de lo habitual por trabajar en condiciones ambientales adversas. En este caso, es el momento de echar cuentas y ver si nos sale rentable adquirir uno de estos juguetes, puesto que su precio es bastante más elevado que un equipo convencional.

Según el estudio elaborado por Fundetec en colaboración con la Federación Nacional de Trabajadores Autónomos (ATA) y la Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos (UPTA) dos de cada tres autónomos dispone de equipamiento informático, en concreto un 68,4%, veinte puntos más que en el informe del año pasado. Pero no todos los datos son tan positivos, dado que de éstos, sólo 7 de cada 10 tiene conexión a Internet.

Como opciones a destacar en lo que respecta al software podríamos decir un 71,5% utiliza software ofimático para realizar sus tareas. También el software de gestión es uno de los más utilizados con un 65,3%. Las aplicaciones y soluciones de código abierto parece que se consolidan para los autónomos, puesto que aumentan un 9%, siendo un 36,4% los autónomos que utilizan software libre.

El uso del certificado digital sigue creciendo, aunque su uso todavía es bajo, se sitúa en un 21,4% de los autónomos informatizados. El dato más negativo está en la presencia en Internet, puesto que sólo un 47,5% tiene presencia en la red. De ellos un 58,1% dispone de página web propia, un porcentaje bastante bajo. El resto utiliza páginas web de terceros, como pueden ser directorios de empresas o las redes sociales. El uso fundamental es ofrecer información del negocio, catálogo de productos y servicios o abrir un nuevo canal de contacto.

Según el estudio de Fundetec se puede catalogar el comportamiento del autónomo según el índice de madurez donde:

• Índice de madurez básica: se basa en el uso de aplicaciones informáticas básicas, como las ofimáticas. Un 48,9% de los autónomos se encuentran en este nivel básico, 15 puntos por encima del registrado en 2010.

• Índice de madurez intermedia: además de lo anterior, se vincula con la disponibilidad de acceso a Internet, como paso previo al uso de otro tipo de aplicaciones más avanzadas, incluidas las redes sociales. Un 37,8% de los autónomos encuestados se encuentra en este segundo nivel, un 17,4% más que hace un año.

• Índice de madurez avanzada: se identifica con aquellos que, además de la ofimática e Internet, practican el comercio electrónico. En este tercer nivel se sitúa el 12,6% de los autónomos consultados, un 4,9% más que en 2010.

Los datos son esperanzadores puesto que casi todos los índices aumentan. Pero lo cierto es que todavía queda mucho camino por recorrer, no sólo en la informatización, sino también en el acceso a Internet y también la llegada del autónomo a crear una página propia, no digamos ya en el caso del comercio electrónico.

Facebook es consciente de que la navegación móvil cada vez es más importante para los usuarios. Para tratar de ponérselo más fácil a los administradores y community managers de las empresas ahora Facebook lanza Page Manager, una aplicación para administrar páginas de empresas desde iOS. Desde esta aplicación se podrá actualizar las páginas de empresa, además de comentar y responder.

La aplicación está disponible desde ayer. Para iniciar sesión basta con instalar la aplicación en el móvil o iPad, después abrir la aplicación y nos identificamos. Se pueden acceder a un máximo de 50 páginas desde Page Manager. Podemos ver en cada momento en qué página estamos comentando.

Además de comentar tendremos acceso a las estadísticas de la página, podemos ver el total de Me gusta, las personas que están hablando sobre la página, el alcance semanal total o una gráfica de tendencias. También tenemos opción también a controlar las notificaciones que queremos recibir en el móvil, algo que es básico si tenemos más de una página.

Es una buena ayuda si vamos a estar varios días sin ordenador, como puede ser el caso de unas vacaciones y no podemos delegar la gestión. La aplicación de momento sólo está disponible en la App Store de Estados Unidos, aunque está disponible en español, por lo que no sería de extrañar que llegara rápidamente a nuestro país. Esperemos que lo haga también de la mano de una versión para Android.

Gracias a este servicio llamado Splitweet puedes administrar varias cuentas de Twitter, siendo esto bastante productivo para administrar las cuentas de tu empresa. Hay muchas maneras de las que puedes utilizar Twitter para ayudarte a construir tu negocio. Por ejemplo, puedes realizar un seguimiento de temas de tendencias, analítica web y bastantes temas más.

Por supuesto, no vamos a ignorar los fundamentos. Si simplemente estas tratando de administrar varias cuentas de Twitter ya sabes que tienes que salir de una cuenta y entrar con la otra para twittear (insufrible) Y cuando te pasas “vigilando” tu marca a través del “universo twitter” ya ni hablamos. Hoy vamos a ver una forma sencilla de hacerlo.

Splitweet es un servicio gratuito que te ayuda a gestionar varias cuentas de Twitter y vigilar así tu empresa. En concreto, se te permite tweetear desde una o varias cuentas al mismo tiempo, leer, responder y compartir actualizaciones de los usuarios que sigues, registro de las menciones y de todas las “marcas” que desees (por ejemplo, el nombre de la empresa, el nombre de un competidor, un producto, un distribuidor o lo que sea).

• Debes registrarte para disponer de una cuenta, dale clic en el enlace de cuentas de Twitter para comenzar a añadir las cuentas que quieras. Para cada una de ellas tendrás que completar el proceso de autorización, de forma rápida, de una sola vez. También puedes hacer clic en las marcas y introducir los nombres a los que deseas realizar el seguimiento.

• Ahora regresa a la página principal. Para enviar un tweet, sólo tienes que escribir, dale clic en la casilla de verificación junto a las cuentas que deseas incluir y, a continuación, dale clic en ella. Debajo de eso, verás los tweets de todos tus seguidores de todas tus cuentas de Twitter, puedes desactivar cualquier cuenta que no quieras administrar. Y junto a esto, la aplicación muestra todos los tweets que mencionan tus marcas seleccionadas.

Y este es el servicio en pocas palabras. Me parece indispensable para la gestión de mis dos o tres cuentas de Twitter. Por lo tanto, creo que deberías tratar de aprovechar esta herramienta para fines comerciales.

Seguimos trabajando en casa

En concreto se trata de un 64% de los trabajadores los que han visto prolongada su jornada. En este sentido las empresas tienen que flexibilizar los horarios y las opciones de trabajo, para permitir una conciliación de vida familiar y laboral, sin que todo el tiempo invertido se quite al tiempo libre. Medidas como una mayor flexibilidad de entrada para evitar las horas puntas pueden mejorar estas cuestiones. Esta opción ha sido adoptada por un 35% de las empresas.

Evitar las jornadas partidas así como la posibilidad de trabajar de forma remota es fundamental para conseguir que esta prolongación de la jornada se pueda hacer llevadera y no acabar en una bajada de rendimiento y productividad por saturación. Para poder concentrarse y ser productivos los descansos son básicos.

En definitiva de lo que se trata es que este aumento de jornada laboral, en caso de que se produzca, no suponga una merma del tiempo libre del trabajador, sino que gracias a la reordenación de la jornada, las posibilidades del teletrabajo o el uso de videoconferencias para evitar viajes innecesarios o reducir el número de estos se pueda optimizar el tiempo perdido en desplazamientos.

La tecnología es fundamental en este aspecto para ayudarnos a trabajar de forma más productiva, desde cualquier lugar, y aprovechando los tiempos muertos entre que asistimos a un reunión y empieza, etc. No sólo se puede mejorar haciendo más horas, sino que tenemos que hacer que estas sean productivas y dotar a los empleados de las herramientas adecuadas para ello.

Webmaster Academy

Se trata de una serie de información, en formato texto y en formato vídeo en el que nos van hablando de la importancia de cuidar determinados aspectos en el diseño de la página web. Consta de 19 lecciones que comienzan por dar a conocer al usuario qué cosas valora Google de los sitios web. La página y los vídeos están en inglés.

En una segunda fase explica como pueden ayudar las herramientas para Webmaster que tiene disponibles a conseguir nuestro propósito de tener una buena página. Por último se centra específicamente en las empresas para tratar de dar una visión de las cosas que pueden hacer para conseguir una página web de calidad y con ello un buen posicionamiento. Un ejemplo es este vídeo de Matts Cutts que explica como se indexan las páginas en Google:

Es una buena oportunidad para ir comprobando si nuestra página de empresa cumple con todos los criterios que marca Google o por el contrario tenemos algo pendiente. Para los responsables de las páginas también es una excelente oportunidad de repasar si están al día de todas las cuestiones que valora el buscador. El objetivo final es mejorar el posicionamiento de nuestra página.

Si lo conseguimos podremos dar por buenas las horas invertidas en la formación, puesto que un mejor posicionamiento significa que serán más los clientes que se acercan a nuestra página desde el buscador y por lo tanto una mayor oportunidad de negocio para nosotros.

La semana pasada, la BSA, (Business Software Aliance) hizo públicas las cifras del coste de la piratería en España. Más allá de la cifra de 874 millones de euros que las compañías han dejado de ingresar por las malas prácticas se observa como instalar el mismo software en más de un equipo es práctica común en las empresas de esta forma con una licencia se utiliza en múltiples equipos.

Esta es la práctica más extendida en las empresas, según los datos de la BSA donde son los responsables de sistemas los que toman la decisión de utilizar este software en varios equipos aunque no tengan las licencias de uso para ello. Uno de los problemas que encuentra desde la BSA para corregir este comportamiento es la falta de incentivos para las empresas a pasarse al software legal.

Lo cierto es que en más de una ocasión y de dos me he encontrado con empresas que me solicitaban si podía conseguirles tal o cual software, una versión de confianza. Mi respuesta siempre ha sido la misma, llevarles hacia la página donde podían adquirlo de forma legal para no tener problemas indicándoles, que no hay más versión de confianza que la del fabricante.

Si a pesar de esto me insistían era el momento de explicarles que en un momento como el actual no existen versiones de confianza. El software pirata, por lo general incluyen alguna modificación para que cuando se conecte a Internet no valide o envíe la clave y poder utilizarlo. ¿Merece la pena tener un software de este tipo en la empresa? A mi juicio, no.

En ocasiones para no perder este software instalado de forma incorrecta no se actualiza nunca, con los problemas de seguridad que esto puede provocar en las empresas. En muchas ocasiones además tenemos alternativas que podemos usar sin problemas de licencia, ya sean online o de código libre.

Yo no se que modificaciones se han realizado al programa, si sólo se ha hecho esto, o se incluye algún software espía que pueda enviar nuestros datos a terceros sin ser conscientes de ellos. Al final muchos se olvidan de este programa pirata y acaban por hacer consultas en la banca online, instalando certificados digitales, etc. y es información que no se debe exponer. Debo ser bastante persuasivo, porque lo cierto es que se quedan bastante preocupados pensando en lo que tienen instalados en los equipos.

Parece que es una afirmación obvia. La mejor forma de ahorrar en costes de impresión es no imprimir. Sin embargo no es algo que se aplique en muchas empresas. Podemos buscar impresoras con un costes por página menor de las que tenemos, consumibles más económicos, etc. Pero si no organizamos nuestra empresa para tratar de evitar que se imprima de forma innecesaria no habremos conseguido nada.

Y sin embargo las medidas que suelen tomar muchas empresas en este aspecto se reducen a incluir un aviso en el correo electrónico para que los empleados no impriman el mismo si no es imprescindible. En ocasiones van disfrazadas de conciencia ecológica para ahorrar papel y tala de árboles, pero no es tan habitual ver cómo se toman medidas efectivas en este sentido.

Dos medidas que he visto implantadas y han resultado de gran utilidad han sido el cambio de impresoras locales por impresoras de red y el establecimiento de cuotas de impresión. La primera de ellas puede parecer una tontería, pero el sólo hecho de tener que levantarse de su puesto de trabajo para ir a recoger la hoja que ha mandado imprimir hace que muchos usuarios dejen de imprimir muchas de las cosas que harían en local.

La segunda medida es más drástica, pero muy efectiva. Consiste en establecer cuotas de impresión, de manera que una vez excedida la cuota no se puede imprimir más. Son más interesantes si se establecen por departamentos que por usuarios, ya que en ocasiones el informe X del departamento Y lo acaba imprimiendo un usuario concreto que quizás consumiría toda su cuota de hacerlo.

Sólo con estas dos acciones tenemos una manera de tener controlados los costes de impresión, que no van a pasar de X puesto que la cuota está fijada de antemano. Si ha esto le unimos una adecuada formación sobre políticas de impresión, qué documentos necesitamos imprimir, y qué documentos nos podemos ahorrar en cada organización habremos dado un gran paso adelante.

¡Mucho texto y pocas nueces!

Si la presentación está pensada para que posteriormente el asistente pueda acudir a la misma, recuperar cifras, gráficos, etc. no cumplirá bien la función de apoyo a la charla. La presentación debe tener como objetivo fijar los conceptos que queremos destacar en la audiencia. La información se puede y debe entregar en otro formato, más adecuado, pero también más completo.

La presentación no es un informe

Y en este círculo es donde nos movemos en muchas ocasiones con las presentaciones. Independientemente de la herramienta que utilizamos, añadimos demasiados datos que no sirven para el momento de la exposición, que no fijan el mensaje que queremos dar, porque luego la presentación tiene que servir al doble propósito de documentar el contenido. Y esto produce dos efectos perversos:

Resalta sólo lo importante

• La presentación creada no cumple con su objetivo. Un exceso de datos, de diapositivas con múltiples viñetas, en lugar de una diapositiva con una idea, gráficos de barras y circulares por doquier, acaban por abrumar a la audiencia. De esta manera es complicado que se queden con las dos o tres ideas que buscamos grabar en su cabeza con la presentación.
• El asistente pierde el interés en la presentación. Al fin y al cabo después le entregas la presentación y lo puede ver tranquilamente en otro momento, cuando esté menos cansado, tenga más capacidad de atención, etc.

Los intereses de Google y la empresa

• El primer error según Google es no tener una propuesta de valor. De nada servirá el SEO si nuestro negocio se describe igual que otros miles en nuestra ciudad. ¿Tienes una panadería? ¿Qué la hace diferente a la del resto de tu ciudad? Google quiere saber por qué es útil para los usuarios.

• En segundo lugar está lo que llaman el enfoque dividido, o dicho de otra manera, el SEO tiene que trabajar conjuntamente con el resto de departamentos de la empresa para resultar efectivo. No puede ir marketing por un lado y el SEO por otro.

• Apuesta por las prácticas recomendadas, en lugar de realizar acciones inútiles que llevan mucho tiempo. En este sentido hay que estar muy atento a las recomendaciones y novedades de Google, que cambia las normas o saca nuevas herramientas que muchas veces hacen baldío el trabajo de los SEO.

• Buscar un posicionamiento natural, con buenos contenidos, en lugar de dedicar todo el esfuerzo a estar al tanto de los últimos trucos para mejorar el posicionamiento de la página. El objetivo es que tu sitio sea de valor para los usuarios.

• Un interacción rápida que permita tener un ciclo de actualizaciones y mejoras constante, que podamos medir para saber si vamos o no en buen camino. Este proceso debe ser ágil para que funcione y a la vez debe ser constante. El SEO es un esfuerzo de cada día para mantener la posición.

Lo cierto es que estas son las medidas de Google, pero no necesariamente tienen que coincidir con los objetivos de las empresas. Google lo que busca es que los resultados que muestre sean los mejores para los usuarios. Las empresas lo que buscan es aparecer en primer lugar en el buscador, olvidándose de si son o no la mejor opción para el usuario, lo que buscan es captar al usuario para poder ofrecerle y venderle sus productos o servicios. Y estos dos círculos sólo son coincidentes en una pequeña porción.

Todos nos preocupamos acerca de los virus en nuestras computadoras de la empresa. Pero, ¿has pensado alguna vez en el malware móvil? Esto se está convirtiendo en un problema creciente. En esencia, los teléfonos son computadoras pequeñas y por lo tanto deben hacer frente a todos los mismos problemas de seguridad. Hoy vamos a cubrir los tres tipos de ataques móviles que te hacen propenso a programas maliciosos en tus smartphones, así como cinco formas de proteger tus teléfonos de empresa.

Los tres tipos de ataques relacionados con el malware móvil de teléfonos son bastantes simples. Como indiqué anteriormente, la diferencia entre los teléfonos y los ordenadores no es tan grande ya. Por lo tanto, los mismos tipos de ataques prácticamente se están utilizando en ambas plataformas.

• Al igual que en un ordenador: en el correo electrónico se puede ocultar el malware móvil. Por lo tanto, cada vez que abras un e-mail en tu teléfono, asegúrate de que sabes que lo es desde el principio. No descargues archivos adjuntos al hacer clic en los enlaces si no conoces al remitente.

• Navegación: práctica los mismos hábitos de navegación segura que haces en tu computadora, teléfono o tablet. Es posible, que puedas ser infectado si visitas un sitio que tiene el malware programado para instalarse en tu dispositivo de forma automática sólo visitándolo. Esto puede incluir anuncios, así como sitios web. No hagas clic en los anuncios que dicen que eres el ganador del día.

• No todas las aplicaciones están a salvo: ten cuidado de las aplicaciones que descargues. Algunas pueden albergar malware móvil que “abre” una puerta trasera en el teléfono y envía la información a otro lugar para ser usada con no se sabe que fin. Otros incluso pueden ser capaces de acceder a tus archivos en el teléfono.

Maneras de proteger el teléfono