Muchas empresas tienen sus productos o servicios alojados en servidores dedicados externos. Muchas veces estas empresas tienen necesidad de ampliar las capacidades de su infraestructuras y se topan con inconvenientes técnicos o costes que exceden sus capacidades. Para dar respuesta a este tipo de cuestiones Arsys lanza CloudBuilder, solución para desplegar infraestructuras a medida.

Se trata de una opción que permite elegir en cada momento cuales son las necesidades de tu empresa, si es necesario ampliarlas rápidamente y con un mínimo coste, lo que sin duda es una opción interesante para empresas que están en crecimiento o que tienen determinados picos de tráfico en las demandas de sus productos.
Imaginaros el caso de una empresa que desarrolla una aplicación de facturación, y por lo tanto tiene un mayor uso de su aplicación a final de mes, y de trimestres. En este caso necesitará o contratar una máquina que absorba todo este tráfico y necesidades de procesamiento de la información, con lo cual el resto del mes estará desperdiciando estos recursos o ajustar un poco más y dar un servicio de peor calidad en esta época.

Es sobre todo para este tipo de empresas para las que están pensadas este tipo de soluciones. La plataforma está basada en tecnologías como el sistema operativo cloud VMware vSphere, servidores de IBM con procesadores Intel y el Centro de Datos de Arsys, que garantiza la completa escalabilidad de los servicios. Es esta demanda elástica la que puede solucionar muchos problemas para determinadas empresas.

Nos permite agregar, eliminar, configurar, administrar, clonar servidores según nuestras necesidades, aplicar reglas personalizadas de firewall, balancear cargas y controlar todo lo que necesitamos para sacar adelante el proyecto y que éste crezca exponencialmente con la inversión justa y sobre todo sin interrupciones de servicio.

Esta claro que un servicio de este tipo no es adecuado para todas las empresas, sino que es una solución muy específica para determinado sector. Ahora se encuentra en fase de pruebas, por lo que si estáis interesados podréis probar el producto y ver si se adapta a vuestras necesidades.

Muchas empresas se encuentran perdidas cuando deciden crear su página web corporativa. Una vez que han contactado con algún diseñador para que se encargue del proyecto y se han definido las líneas del mismo hay que empezar a facilitar los contenidos para que se creen en la web. Vamos a ver cinco errores comunes al pasar la información al diseñador web.

Lo primero que tenemos que ser conscientes es del cambio de medio de comunicación, y por tanto, de lenguaje que utilizaremos. No es lo mismo realizar un diseño de un tríptico que una página web. El diseño de las imágenes, la estética será distinta en ambos casos.
Existe la opción de contratar también el diseño de la web, que nos creen las imágenes, logos, contenidos, etc. pero lo normal es que nosotros le facilitemos al diseñador una serie de información, como puede ser el logo, imágenes de productos o de la propia empresa, los textos que queremos que aparezcan, etc. Es muy importante cuidar cómo pasamos los formatos al diseñador.

• Documentos de texto es recomendable pasarlos en formato plano. Olvidémonos de Word y utilicemos el simple *.txt. Si utilizamos un procesador de texto más complejo al volcar los textos a la web aparecerán con los formatos que le hayamos dado en el procesador, lo que puede complicar aplicar el estilo uniforme en toda la página web corporativa.
• Fotografías en este caso el tamaño si importa, y sobre todo la resolución. Tenemos que pasar logos, fotos, imágenes en general sin comprimir y a un tamaño amplio. Ya se encarga el diseñador de editarlas para adaptarlas a la web. En este sentido tenemos que aplicar la lógica y saber que las fotos quedarán bien si reducimos su tamaño, pero no en el caso contrario, que perderán mucha calidad. Es conveniente pasar las imágenes como archivos individuales, no incluirlos en documentos de Word o formatos similares.
• Vídeo al igual que en el caso anterior es recomendable un formato estándar y luego determinar como lo alojaremos, si en nuestro propio servidor, o en servicios externos tipo YouTube o Vimeo. Crear vídeos pequeños, de uno o dos minutos de duración como presentación, no documentales de 10 minutos que tendrán menos difusión para nuestros clientes.
• Tarjeta de visita, como hacemos habitualmente en nuestras relaciones empresariales no podemos pretender en la presentación que hacemos de nuestra empresa dar todos los detalles de la misma. La portada debe ser como una tarjeta de visita, que incite a nuestros clientes a querer saber más de vuestra empresa. Internet y las páginas webs son la cultura del enlace. Es la hora de aprovecharlo y sacarle todo el partido.

• Diseño previo en Word, que es lo que muchas personas buscan que refleje su página. Realizan una pequeña presentación o documento en Word de lo que debería ser. Es poner un límite a lo que puede ser la página que impone el propio medio en el cual estamos haciendo la composición.

Por último, otra de las recomendaciones que debemos tener en cuenta a la hora de crear nuestra web es dejarnos asesorar. Tenemos que tener una idea clara de lo que queremos y a la vez, con los consejos que nos de la persona que desarrollará nuestra página intentar mejorar el diseño original que tenemos. No se trata de decir amén a lo que nos diga el diseñador, pero si escuchar sus consejos para aprender el lenguaje que debemos utilizar en la web.

Si hay una aplicación que cada día es más utilizada para medir el tráfico que se genera en las páginas webs de las empresas sin lugar a dudas esta es Google Analytics, de la que ya hemos hablado en más de una ocasión. Es una herramienta de análisis avanzado, que puede ser tan potente como nuestros conocimientos nos lo permitan. Recientemente han lanzado una nueva funcionalidad con la cual Google Analytics mejora con la llegada de nuevos informes la información que podemos obtener con esta herramienta.

En este caso los informes están destinados a mejorar y controlar distintos aspectos del marketing online que realizamos con Google Adwords que nos ayudarán a obtener un mejor rendimiento de nuestras campañas en este medio. Los tres informes que tenemos disponibles son los siguientes:

• Informe de Franjas Horarias que nos permite comprobar el rendimiento del anuncio desglosado por día de la semana y por hora del día, permitiendo programar los anuncios para las horas en los que nos son más rentables.
• Informe de URL de Destino que permite saber el rendimiento de cada una de tus páginas de aterrizaje. Puedes desglosar el rendimiento en los siguientes niveles: Campaña, Grupo de Anuncios o Palabra clave.

• Informe de Ubicaciones muestra el rendimiento de los anuncios en la Red de Contenido de Google. Con este informe en Google Analytics, se puede obtener datos enriquecidos sobre el rendimiento después del clic de las campañas y también encontrar los mejores sitios para dirigir tus anuncios.

Si en el mundo del marketing necesitamos medir el impacto de las campañas seguro que estas herramientas contribuyen a que las realizadas en Google AdWords sean más efectivas y tengamos una mejor rentabilidad. Una buena herramienta para el uso corporativo de los responsables de marketing de las empresas.

Desde luego si hay un sistema operativo de Microsoft que ha tenido éxito y persistencia a lo largo del tiempo sin duda ha sido Windows XP. Incluso más allá de lo deseado por la propia compañía que ha intentado finiquitar su sistema en varias ocasiones, encontrándose con circunstancias que se lo impedían. Ahora, la aldea gala de los sistemas operativos arria la bandera, y podemos decir adiós a los ultraportátiles con Windows XP.

Esta era la última opción que teníamos para encontrar Windows XP preinstalado en equipos nuevos. Los buenos resultados de Windows 7 en los ultraportátiles con procesadores Intel Atom han resultado el último impulso necesario para dejar de ofrecer Windows XP. La fecha del óbito esta marcada en el calendario el día 22 de Octubre.
Y esta era una opción muy interesante para empresas, que no querían introducir en sus redes equipos con Windows 7, sino que homogenizaban la red de equipos todos con Windows XP y a la hora de buscar un portátil veían con buenos ojos los netbooks precisamente por su sistema operativo. Así que ya podéis daros prisa si esta era vuestra opción preferida.

Sin embargo Microsoft seguirá ofreciendo soporte para Windows XP, aunque con el SP2 acaba el próximo 13 de Julio, para la versión de SP3 se prolongará hasta Abril del 2013. Todavía nos quedan tres años de soporte oficial de Windows XP por delante. De todas formas el futuro es Windows 7 y tarde o temprano la empresa tendrá que migrar a dicho sistema. Tenemos tres años para plantearnos el salto.

Muchas veces nos preguntamos los profesionales del mundo IT cómo hacer copias de seguridad de manera rápida, segura y sobre todo, con mayor rapidez de restauración en caso de perdida grave. No no nos engañemos, a todos nos ha pasado no sólo una vez, pues bien, la solución se llama Symantec Backup Exec. Programa nada nuevo y cada vez más completo, pero no complejo.

Hay ciertos aspectos a mimar en nuestros servidores Windows para que toda la empresa pueda trabajar cómodamente, sin interrupciones y con cierta agilidad. Esos aspectos, o mejor dicho, esos servicios deben ser: Active Directory, Exchange, SharePoint y las bases de datos. También nuestros servidores virtuales deben estar respaldados con una copia de seguridad lo más precisa posible sin saturar nuestra infraestructura de red.

Este software sencillo de usar y de configurar nos da una amplia gama de posibilidades, nos ahorra tiempo y nos hace “despreocuparnos” de las copias de seguridad de nuestros servidores. Como características podemos destacar las posibilidades de hacer copias de seguridad de Active Directory, Exchange, SharePoint, SQL Server, toda la infraestructura VmWare, servidores Linux, Mac OS Server y sistemas SAN.

En esta nueva suite de la casa Symantec nos encontramos con facilidades en la eliminación de datos duplicados, dándonos una mayor agilidad a la hora de mover copias de seguridad. Esta copia de seguridad se hace en un sólo archivo, eso nos facilita aún más la tarea. Los técnicos de Symantec han mejorado mucho el aspecto algo descuidado en otras versiones a la hora de realizar copias de seguridad de VMware vSphere 4.0. Este tipo de sistemas se usa mucho, y no habían previsto una buena solución.

Hay que tener en cuenta que una PYME de doscientos equipos necesitará un par de servidores con vSphere como mínimo, eso implica una buena infraestructura de comunicación con los equipos clientes, y en esa infraestructura deberá haber sitio para las copias de seguridad, ahí es donde se puede sacar un buen partido de este software.

En definitiva, es un software muy completo para la vida diaria de servidores Windows; el hecho de unificar las copias de seguridad y de proteger de una buena manera esas copias es algo muy útil y práctico. En mi opinión es un alivio el poder despreocuparse sabiendo que manejas una de las mejores herramientas del mercado en este aspecto, sin olvidar su precio, algo excesivo y que afea su acercamiento a las PYMES.

Muchas pymes tienen externalizado su servicio técnico. Es una opción interesante para empresas que no tienen la necesidad de tener un técnico dentro de su organización para ocuparse del parque informático de la empresa. A la hora de definir el tipo de relación entre el servicio técnico y la pyme existen varias alternativas a las que nos podemos acoger.

Una vez que hemos optado por una empresa en concreto, es recomendable que sea cual sea el tipo de relación contractual que mantenemos, la empresa sea siempre la misma. Sobre todo porque acaba por ahorrarnos dinero, ya que si estamos cambiando constantemente de empresa o técnicos, el primer paso que darán es averiguar como está montada nuestra empresa, para después empezar con la batería de pruebas específica del problema que quieren solucionar.
Vamos a ver las diferentes opciones que tenemos a nuestra disposición:

• Intervención en averías que es la más socorrida. Sólo avisamos al técnico cuando tenemos una avería en un equipo o un problema. No se realizan mantenimientos preventivos y sólo se realiza la intervención en caso de urgencia. Este tipo de solución tiene el inconveniente de que en muchos casos el técnico sólo repara la avería, sin tener tiempo para diagnosticar por qué ha ocurrido ni plantear mejoras en la organización para que no vuelva a suceder.
• Mantenimiento preventivo cuando contratamos con la empresa un determinado número de horas anuales o mensuales para que nos cubra tanto la resolución de averías cuando tenemos un problema como la intervención preventiva en los equipos para comprobar que todo está correcto y funcionando bien. Es la más adecuada y si lo aprovechamos bien tendremos perfectamente atendidas las necesidades de nuestra empresa, siempre que hayamos contratado un número de horas suficientes.

• Técnicos residentes pensadas para organizaciones a partir de 50 puestos informáticos. Es una solución muy buena puesto que incorporamos a un técnico a nuestra organización, además con el soporte de su propia organización ante cualquier problema. Muchas empresas no necesitan un administrador de sistemas en su organización y optan por contratar un técnico de sistemas que tenga el soporte de administradores de la empresa de mantenimiento ante cualquier eventualidad.

Los mantenimientos preventivos, la realización de imágenes de los discos de nuestros equipos, la realización de pruebas de restauración de las copias de seguridad y sobre todo, planificar las intervenciones en los equipos nos ayudarán a ahorrar tiempo de inactividad y en definitiva dinero, puesto que un equipo improductivo está dejando su trabajo pendiente.

Por último, una de las cuestiones eternamente olvidadas, puesto que nunca se sabe a quién compete si al equipo técnico o al organizativo, es la documentación de los sistemas. Si no disponemos de la capacidad técnica adecuada es conveniente que lo gestione el servicio técnico que tenemos contratado. Se trata de documentar a nivel de sistemas, red, etc. cómo está montada nuestra empresa, qué necesidades tiene, por donde van las canalizaciones de red, particiones de disco duro establecidas, servidor, backup, etc. Es decir, toda la documentación que ante cualquier inconveniente necesitamos saber y que nos ayudará a intervenir en el punto adecuado.

Si documentamos bien y mantenemos actualizada toda la documentación creada ahorraremos muchas horas de servicio técnico en el futuro. Además, de esta manera no estaremos prisioneros de un servicio técnico porque sólo ellos saben como está montada nuestra empresa. La documentación debe ser un requisito indispensable para cualquier empresa externa que nos realice un trabajo en nuestras instalaciones.

Muchas veces estamos tranquilos siempre que vemos que el antivirus está trabajando correctamente, se actualiza y detecta algunos virus. Con los antivirus lo peor que podemos hacer es confiarnos. Por eso si observamos un comportamiento extraño en algún equipo es el momento de pedir la segunda opinión del antivirus.

En las empresas la tendencia cada vez más es a contraer la cantidad de documentos que se imprimen. Sin embargo la necesidad de las impresoras está lejos de desaparecer. En este sentido se busca facilitar a los usuarios imprimir desde cualquier lugar, haciendo que los documentos se impriman allí desde donde están. Y si los documentos están en internet, desde internet. Por lo menos eso es lo que tratan de conseguir con la gama de impresoras HP ePrint, el salto a la nube de la impresión de contenidos.

Para ello las impresoras tendrán que tener además de una conexión a internet, una cuenta de correo que les facilitará HP a la cual enviaremos los contenidos para que se impriman. Esto nos facilitará imprimir desde nuestro teléfono móvil, desde Google Docs directamente o desde cualquier dispositivo susceptible de enviar un correo electrónico.
Para ello deberemos darnos de alta con una cuenta en la página de HP, pero os podréis identificar con la cuenta de Google, de Facebook, de Yahoo, OpenID, entre otras. Una vez dados de alta nos pedirá que liguemos nuestra cuenta con una impresora para poder enviarle a ésta las órdenes de impresión.

Además disponemos de una gama de aplicaciones que nos facilitarán imprimir desde distintos sitios web, así como desde distintos dispositivos, puesto que cuentan con aplicaciones para iPhone o Android. También HP ha llegado a acuerdos con diversos generadores de contenidos y servicios online, como por ejemplo Google (Docs, Photos o Calendar), Yahoo, Facebook, Reuters o Picasa, los cuales estarán disponibles directamente desde la pantalla de la impresora para que podamos imprimir lo que deseemos.

Una de las cuestiones que llaman la atención en muchas empresas es la ausencia de planificación en la instalación del cableado de red. Según van aumentando las necesidades de la empresa se van habilitando nuevos puntos de red de manera que la topología resultante puede ser cuanto menos curiosa.

Conviene planificar cuantas tomas de red existirán en una habitación concreta. Además en este sentido conviene ser previsor. La habitación que hoy es ocupada por un único despacho, mañana si las necesidades de la empresa así lo requieren, puede albergar a varios usuarios. Si no hemos planificado bien, nos encontraremos con un problema.
El recurso que se suele utilizar habitualmente para paliar esta deficiencia es poner un Swicht en la habitación que nos habilite las tomas de red que sean necesarias. Esto tiene como principal inconveniente la creación de cuellos de botella en las comunicaciones que harán que en momentos concretos y dependiendo de las utilización de la red que hagan dichos equipos la red se vuelva muy lenta.

Una de las precauciones que podemos tomar es doblar la dimensión que tendrán nuestras canalizaciones para el cableado. Si utilizamos elementos externos como canaletas o bandejas de cableado conviene gastar un poco más y que no queden totalmente completas, puesto que de esta manera será muy complicada la creación de nuevos puntos de red.

En este sentido si el cableado es interno, por tubo, conviene recordar que el límite de utilización del mismo es del 70%, y una vez utilizada esta capacidad será prácticamente imposible utilizar el tubo para otro nuevo cable. Dejar tubos libres para posibles nuevas instalaciones tendrá un coste mínimo en la instalación inicial y a la hora de ampliar nos facilita la tarea muchísimo.

Para evitar este tipo de situaciones debemos planificar las necesidades que tendrá nuestra empresa. No ahora, sino con una visión de futuro de 5 años vista como mínimo. ¿Tenemos intención de crecer? ¿Tenemos facilidad para tirar nuevos puntos de red desde el switch central? ¿Utilizaremos VoIP en nuestra empresa?

Otra de las cuestiones eternamente olvidadas en este sentido son las impresoras de red. En ocasiones ocurre que cuando se planifican los puestos que tendrá nuestra empresa se olvidan de habilitar puntos de red para las impresoras o otros dispositivos que puedan necesitar, como el caso de un NAS. Hay que tenerlo en cuenta para que no nos quede corta la instalación nada más terminarla.

Por último, indicar que una solución bastante solvente puede ser habilitar accesos inalámbricos, si nuestra instalación se quedó corta. Este aspecto puede suponer un ahorro importante de dinero y una solución técnica muy limpia a la hora de habilitar nuevos accesos a la red. Debidamente configurada la seguridad, es un recurso poco utilizado por las empresas pero realmente útil.

A menudo, necesitamos movernos e ir a reuniones fuera de nuestro lugar de trabajo. Eso nos genera la necesidad de tener nuestros datos cerca. Para eso, podemos usar las llamadas herramientas telemáticas. Presentaremos tres alternativas de conexión telemática a tu equipo para tener acceso a todos nuestros datos, o a parte de los mismos, dependiendo de la necesidad del usuario, desde cualquier parte sin importarnos la distancia o el lugar, ni si llevamos un portátil con nosotros, un terminal móvil o sabemos que podremos coger un equipo.

Si necesitamos tener una sesión en nuestro equipo como si no hubiéramos salido de la oficina podemos usar Terminal Server. Con esta herramienta conectamos con nuestro servidor, que nos permitirá abrir una sesión de usuario remoto con el mismo aspecto que tiene nuestra sesión abierta en la oficina con todos los datos que habitualmente usamos, dando un fácil acceso a presentaciones, archivos o vídeos que queramos mostrar. Terminal Server siempre requiere una IP donde conectarse, lo cual conlleva tener una IP fija en nuestras conexiones ADSL.

Otra herramienta que suelo usar mucho es VNC. Con esta herramienta podemos acceder a la pantalla de nuestro equipo con facilidad, interactuando así con lo que hay en ese momento, incluso en modo “pizarra” con un compañero que sirve como apoyo en el lugar donde se encuentra el equipo. Podemos usarlo desde otro Pc o desde nuestro terminal móvil, por ejemplo desde el iPhone. Lo podemos encontrar en su AppStore, aún así, será complicado maniobrar con ese software desde un terminal, ya que la pantalla suele ser pequeña; por esa razón, es más aconsejable usarlo desde otro equipo.

Otra muy buena solución, esta vez gratuita, es LogMein, aunque posee una versión de pago con grandes posibilidades, como hacer copias de seguridad en la nube, de las que hablaremos en breve. Instalando este sencillo software en un equipo y protegiéndolo con una contraseña y nombre identificador podemos acceder al mismo desde cualquier parte. Es tan sencillo como entrar en su web, introducir tus credenciales y ver la lista de equipos en los que anteriormente has instalado el software. Como veis es muy sencillo.

Existen más soluciones de este tipo, pero bajo mi punto de vista éstas son las mejores. En todas las opciones que os he comentado debemos tener en cuenta la seguridad en contraseñas, en puertos abiertos y en nombres de usuario. Para eso debemos tener una buena estructura de seguridad en la empresa, bien protegida y estrictamente organizada.

A menudo, necesitamos movernos e ir a reuniones fuera de nuestro lugar de trabajo. Eso nos genera la necesidad de tener nuestros datos cerca. Para eso, podemos usar las llamadas herramientas telemáticas. Presentaremos tres alternativas de conexión telemática a tu equipo para tener acceso a todos nuestros datos, o a parte de los mismos, dependiendo de la necesidad del usuario, desde cualquier parte sin importarnos la distancia o el lugar, ni si llevamos un portátil con nosotros, un terminal móvil o sabemos que podremos coger un equipo.

Si necesitamos tener una sesión en nuestro equipo como si no hubiéramos salido de la oficina podemos usar Terminal Server. Con esta herramienta conectamos con nuestro servidor, que nos permitirá abrir una sesión de usuario remoto con el mismo aspecto que tiene nuestra sesión abierta en la oficina con todos los datos que habitualmente usamos, dando un fácil acceso a presentaciones, archivos o vídeos que queramos mostrar. Terminal Server siempre requiere una IP donde conectarse, lo cual conlleva tener una IP fija en nuestras conexiones ADSL.

Otra herramienta que suelo usar mucho es VNC. Con esta herramienta podemos acceder a la pantalla de nuestro equipo con facilidad, interactuando así con lo que hay en ese momento, incluso en modo “pizarra” con un compañero que sirve como apoyo en el lugar donde se encuentra el equipo. Podemos usarlo desde otro Pc o desde nuestro terminal móvil, por ejemplo desde el iPhone. Lo podemos encontrar en su AppStore, aún así, será complicado maniobrar con ese software desde un terminal, ya que la pantalla suele ser pequeña; por esa razón, es más aconsejable usarlo desde otro equipo.

Otra muy buena solución, esta vez gratuita, es LogMein, aunque posee una versión de pago con grandes posibilidades, como hacer copias de seguridad en la nube, de las que hablaremos en breve. Instalando este sencillo software en un equipo y protegiéndolo con una contraseña y nombre identificador podemos acceder al mismo desde cualquier parte. Es tan sencillo como entrar en su web, introducir tus credenciales y ver la lista de equipos en los que anteriormente has instalado el software. Como veis es muy sencillo.

Existen más soluciones de este tipo, pero bajo mi punto de vista éstas son las mejores. En todas las opciones que os he comentado debemos tener en cuenta la seguridad en contraseñas, en puertos abiertos y en nombres de usuario. Para eso debemos tener una buena estructura de seguridad en la empresa, bien protegida y estrictamente organizada.

Uno de los problemas que tienen algunas pymes llega en el momento de realizar la transmisión del negocio. Cuando esta se realiza por motivos distintos a los meramente económicos: jubilación del dueño, problemas de salud o fallecimiento de uno de los socios socio, ausencia de sucesores, etc. Para facilitar todos estos trámites el Ministerio de Industria lanza una nueva web para ayudar a la continuidad de negocio de las pymes.

La web cuenta con con información general, una base de datos de ofertas y demandas de transmisiones a nivel nacional, y otras herramientas necesarias en el proceso. Además se crea una red de centros de transmisión de empresas para ofrecer un servicio integral de asesoramiento que abarque todas las fases de la transmisión.

Habrá consultores especializados que realizarán un análisis de la situación de las compañías y trabajarán en la preparación de la documentación necesaria así como en la búsqueda de los compradores mejor posicionados para hacerse cargo de la empresa.

Se trata de un buen ejemplo en el uso de las nuevas tecnologías para ayudar a los emprendedores en el proceso de adquirir un negocio que ya está en marcha y que cuenta con buena salud empresarial. Una web bien planteada tanto del lado del vendedor como del comprador y seguro que es de ayuda para que muchos negocios no tengan que cerrar.

Cuando una pyme encarga un proyecto a una empresa tecnológica, pongamos el caso del desarrollo de un ERP o el mantenimiento de las infraestructuras y la gestión de las copias de seguridad, puede darse el caso de que exista un cierto desacuerdo en lo que se refiera al cumplimiento del contrato. A veces incluso se puede llegar a los tribunales. Para evitarlo Fundetec y Aeade promueven el arbitraje entre pymes y empresas TIC, para resolver dichos conflictos.

Una de las cuestiones que toda empresa tiene que tener claro y organizado es el inventario. Es un trabajo organizativo importante en todas las empresas y que si se hace de forma rigurosa y metódica no será una carga de trabajo importante. Muchas veces uno de los grandes activos olvidados en la empresa es la gestión del inventario de software, para tener identificado en cada momento que licencia de qué programas tiene cada equipo instalado.

El software es una parte del capital IT invertido por la empresa y por lo tanto debemos tener identificado con qué recursos cuenta cada equipo. Se trata de tener un pequeña base de datos que recopile toda la información de cada equipo, que incluya la licencia del sistema operativo, de los programas ofimáticos que tiene, etc.
<|--more-->Se trata de ligar al número de serie del equipo toda la información que nos permite identificar, y en caso de ser necesario, recuperar todos los programas que tiene instalado para, llegado el momento, poder instalarlos en otro equipo si las circunstancias así lo exigen.

Para ejecutar esta tarea si no lo realizamos en su momento existen distintos programas especializados en recuperar las claves de instalación que nos pueden ayudar a completar toda la información de nuestros equipos. Otra de las opciones que tenemos en utilizar programas especializados en la gestión del inventario de software, que se encargan de recopilar automáticamente toda la información referente a los equipos que tenemos en la red.

No sólo se trata de un problema de licencias, sino que también es necesario identificar qué programas tiene instalados, cuál es la versión de cada programa, si es privativo o no, de donde podemos descargar actualizaciones, etc. Se trata de poner un poco de orden e identificar posibles amenazas de manera rápida.

Todo este trabajo nos ayudará en el momento en que tengamos que restaurar la configuración de un equipo a tener identificadas las necesidades a cubrir respecto a la reinstalación del software del mismo. Es una de las cuestiones que conviene llevar al día y ser estrictos en su cumplimiento, puesto que un paso en falso luego cuesta mucho tiempo deshacerlo.

Ya estaba anunciado desde hace tiempo y la verdad es que ayer lo anunciaron oficialmente. Llega Office Web App, las aplicaciones en la nube según Microsoft, en conjunto con SkyDrive la alternativa que nos ofrecen para almacenar documentos en la nube. El formato en el que guarda los documentos es *.docx, por lo tanto si todavía trabajáis con el formato .*doc os los convertirá.

Existe la posibilidad de editar los documentos online, permitiendo crear un documento nuevo, o modificar uno que ya hayamos subido a nuestra cuenta de SkyDrive, que recordemos nos permite un máximo de 25 GB de espacio de almacenamiento. En este sentido tenemos la restricción de que el tamaño máximo de los archivos que podemos subir es de 50 MB.

Nos ofrece la posibilidad de trabajar con Word, Excel, Power Poin y One Note, las aplicaciones más demandadas por la empresa a la hora de trabajar con distintos documentos. Esta opción será además muy interesante a la hora de trabajar en movilidad, con dispositivos como teléfonos móviles o ultraportátiles que muchas veces no tienen instalado MS Office en local. Ahora además de visualizar, podremos editar online.
A la hora de trabajar de forma colaborativa podemos compartir los documentos y editarlos a la vez ambos usuarios de forma simultánea. Es una opción interesante, como lo es la posibilidad de compartir los documentos y archivos de manera que no tengamos que estar anexándolos a los correos que enviamos.

Para editar los documentos tenemos la opción de realizarlo a través del navegador o abrir directamente Office, si lo tenemos instalado en nuestro equipo. Si utilizamos esta opción al abrir el documento nos pedirá nuestras credenciales de SkyDrive y al editarlo y guardarlo lo haremos directamente en la nube si no le decimos lo contrario. Una buena opción de edición mixta, que podemos utilizar si tenemos instalado Office 2010 en local y trabajar directamente en la nube.

Si utilizamos el editor desde el navegador, la experiencia que nos dará es bastante mejor si tenemos instalado SilverLight en el navegador. Los archivos cargan más rápidos y la edición es más sencilla. De todas formas si hemos convertido el documento la forma de editarlo no me acaba de convencer. En el modo de vista edición, resulta algo confuso a la hora de acostumbrarse, algo distinto al modo Vista de lectura al cual estamos habituados.

Yo lo he probado desde Linux, con la edición desde el navegador y la verdad es que funciona muy bien. Nada que envidiar a otras opciones en la nube, como pueden ser las de Google Docs o Zoho. Con documentos sencillos funciona perfecto y si ya están en formato *.docx no hay problema. A la hora de subir archivos, modificarlos, editarlos online o simplemente compartirlos se trabaja perfectamente.

Por último añadir que una de las grandes carencias que he encontrado está en los archivos en formato PDF que no nos permiten visualizarlos, sino que tenemos que descargarlos en local, lo cual hoy en día con la popularidad en las empresas de este formato es un gran inconveniente. Mientras que trabajar con documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones o OneNote es sin duda su punto fuerte.

IBM provee a los usuarios móviles de una aplicación llamada IBM Lotus Notes Traveler con la que podremos acceder al correo electrónico, calendarios, agendas, diario y listas de tareas que tengamos gracias al uso de Lotus Domino. La que facilitará el trabajo de nuestros empleados móviles o nosotros mismo además de rentabilizar más aún las inversiones realizadas en el software Lotus Notes y Lotus Domino.

La aplicación está disponible para una gran cantidad de dispositivos móviles, entre ellos el iPhone y el iPad. Con lo que, pese a las mayores ventajas que por ejemplo puede suponer usar una Blackberry en lugar de los dispositivos de Apple, dejan claro que los terminales de Apple están cobrando importancia y su calado en la empresa es real.

Una opción que incorporan la mayoría de las colecciones de programas ofimáticos existen es la posibilidad de proteger documentos con contraseñas de manera que sólo aquellos que conocen la clave pueden abrirlos. Es una de las soluciones más básicas que existen pero a la vez una de las más efectivas si queremos mantener la privacidad del documento de manera sencilla.

En este sentido tenemos varias alternativas que nos pueden ser de utilidad a la hora de mantener la seguridad de nuestros archivos. Podemos elegir la opción de proteger con contraseña la realización de modificaciones en el documento, con lo cual permitimos la opción de que el documento pueda leerse pero no modificarse si no se conoce la contraseña.
Otra de las opciones que tenemos a nuestra disposición es la contraseña para la apertura del documento. Es la opción más drástica y no permite abrir el documento si no se conoce la contraseña. Son opciones muy sencillas que se pueden utilizar para incorporar alguna medida de seguridad extra a nuestra organización.

Son quizás más adecuadas para las micropymes para tener una medida de seguridad de lo más sencillo pero que impedirá que alguien, por casualidad o no, abra un documento que queremos tener en un ámbito más privado. Es una opción más simple que el cifrado de documentos y algo más cómoda para el uso del usuario medio.

Este tipo de soluciones debería ir de oficio para documentos que tenemos en dispositivos externos, ya sea un teléfono móvil, un portátil o un memoria USB. Es una precaución básica que en caso de pérdida o robo nos puede ahorrar más de un disgusto y evitaría que nuestros datos permanecieran expuestos.

Como parece ser norma en verano cada operadora retoca o cambia sus ofertas de tarifas de datos, sin lugar a dudas, viendo la necesidad que tienen muchas personas de mejorar y utilizar sus tarifas de datos fuera de lo que es su tónica habitual como línea secundaria para pasar a defender casi en exclusiva de la misma al sufrir, mucha gente, desplazamientos veraniegos. Vamos a ver las nuevas tarifas de datos y roamming de Vodafone.

Una de las novedades que incorpora en la tarificación es la inclusión del tráfico por roaming, interesante para aquellos que vayan a desplazarse fuera de España, o el uso del teléfono como módem para navegar desde el ordenador. Esta opción es muy interesante cuando estamos desplazados y no disponemos de nuestra conexión ADSL habitual.
Todas las nuevas tarifas tienen algunas características comunes como son la velocidad hasta 7,2 Mbps, sin límite de velocidad siempre que se navegue a través del perfil WAP del teléfono y una vez superados los límites reduccción a 384 Kbps. El exceso de tráfico que se realice en roaming se tarificará, y no tendrá una reducción de la velocidad de conexión. Vamos a ver los tipos de tarifas:

• Internet SmartPhone por 15 euros al mes que incluye navegación ilimitada a máxima velocidad con límites de 3000 MB en territorio nacional y 50 MB en roaming.
• Internet SmartPhone 19,90 euros al mes que aumenta sus límites hasta 500 MB de tráfico en territorio nacional, 150 B en roaming, 350 SMS a cualquier operador en cualquier horario.
• Internet SmartPhone 39 euros al mes con 1 GB en territorio nacional, 250 MB en roaming, 350 SMS y uso como módem y posibilidad de tráfico de voz sobre IP.

• Tarifa diaria de Internet SmartPhone por 2,90 euros al día. Si se navega sólo desde el móvil y se ha alcanzado los 20 MB al día la velocidad se reduce a 384 kbps.

También cambian la política de permanencia que tenían hasta ahora en los teléfonos inteligentes de gama alta, que pasa de ser de 6 meses a ser de 18 meses. Sin duda es una buena oportunidad si vais a pasar el verano fuera de vuestra oficina o de vuestro lugar de trabajo habitual. Interesante es sobre todo la oportunidad del roaming sobre todo para los que habitualmente viajan fuera de nuestro país por motivos de negocio.

Muchas empresas cuando tienen que adquirir un nuevo equipo, ya sea un portátil o un sobremesa tienen dudas a la hora de elegir la versión de sistema operativo que les conviene en su organización. ¿Windows 7 Home Edition o Profesional? ¿Qué ventajas tienen para nuestra empresa las versiones profesionales de Windows?

En este sentido cada versión viene hoy en día con características distintas y Windows ha simplificado bastante la maraña de versiones disponibles de sus sistemas operativos, aunque aun existen demasiada para mi gusto, que confunden muchas veces a los usuarios a la hora de saber que versión elegir para los equipos que adquieren en su empresa.
Para resumir agruparé las versiones de Windows en tres grupos, Starter, Home y Profesional para intentar aclarar para que tipo de organizaciones son adecuadas cada una de ellas.