Muchas veces cuando trabajamos con sistemas antivirus nos fiamos de la forma que tienen de trabajar periódicamente, de los controles que realizad de forma automática y muchas veces nos olvidamos de realizar análisis de antivirus completos. Es una opción que tenemos para revisar de forma más exhaustiva nuestros equipos.

Como es una cuestión que suele demorarse en el tiempo, el análisis completo dependiendo del tamaño de nuestro disco duro suele tardar con lo cual es conveniente programarlo cuando no estemos trabajando o en la hora de la comida por ejemplo para que no interfiera en el trabajo que estamos realizando.

Dependiendo del antivirus que utilicemos y la capacidad de nuestros equipos quizás notemos una pequeña lentitud, por eso entre otras razones suele ser una buena opción hacer este tipo de tareas cuando los equipos están en reposo. Este tipo de análisis nos ayudarán a identificar algún problema que el antivirus haya podido pasar por alto.

Si tenemos discos duros externos o unidades USB que normalmente conectamos a nuestro equipo es conveniente dejarlos conectados para que el antivirus también revise estas unidades externas que en muchos casos son las fuentes de propagación de los problemas de seguridad. No es necesario realizar este tipo de análisis cada semana pero si con cierta periodicidad.

Actualmente pasamos por un periodo económico difícil, donde no podemos arriesgar apostando sin seguridad. En estos momentos nos podemos preguntar: ¿hemos hecho lo debido? o, ¿podemos apostar por algo para avanzar como empresa? Para responder a esas cuestiones podemos usar herramientas de marketing para la PYME.

Independientemente de a lo que nuestra empresa se dedique podemos usar herramientas de marketing para planificar una estrategia de avance o de búsqueda de nichos de mercado. Esta acción nos dará nuevos datos sobre el mercado, podremos ver otras opciones donde explotar nuestros productos y así conocer mejor el medio donde desarrollarnos.

Investigación de Mercado

No podemos confiar en ideas que oigamos o creer en antiguos conceptos, debemos investigar sobre dónde podemos aplicar nuestros productos conociendo los ingresos, nivel y tipos de viviendas, crecimientos, empleos, números y tipos de empresas, y también sobre la actividad empresarial por sectores. Para un buen conocimiento de estos detalles podemos usar la Web del Instituto Nacional de Estadísticas (INE). Gracias a esta Web podemos obtener los datos necesarios para seguir con la investigación del mercado.

Investigación de Clientes

Debemos crear una encuesta personalizada para clientes cuya meta sea conocer mejor al público al que vamos dirigidos. Nuestra meta debe ser encontrar la conducta que están teniendo nuestros consumidores en relación a nuestros productos y servicios. Una buena opción para obtener estos datos es Surveymonkey, Web dedicada a encuestas profesionales.

Establecer Objetivos

Uno de los datos que debemos tener en mente es lo que perseguimos. La noción sobre nuestra búsqueda debe ser un pilar importante al que nunca debemos dejar de ver. Una solución para tener claro objetivos es Clearinghouse; nos da información sobre objetivos bajo la opinión de grandes profesionales en la materia.

Recursos para el Plan de Marketing

En la Web de www.degerencia.com podremos encontrar asesores sobre planes de marketing. Sin duda alguna, el plan que ejecutemos será nuestra vía para el éxito. Debemos contemplar opiniones diferentes y añadir ideas para tener un plan sólido y preparado.

Presupuesto

Una vez desarrollado el plan de marketing podemos contemplar una hoja de cálculo que ofrece Microsoft para contemplar en lo que hemos invertido. Esto nos ayudará a ver en lo que hemos gastado o en lo que deberíamos haber gastado, de esta manera podremos contemplar la posibilidad de nuevos planes de marketing durante el año.

Creación de Redes de Negocios

Es importante que una vez terminado nuestro planteamiento sobre el plan de marketing darlo a conocer por redes profesionales. Dentro de las redes profesionales podemos destacar LinkedIn. En esta red podemos encontrar un gran número de empresas, autónomos y proveedores a los que mostrar el plan creado por nuestra empresa.

Estas herramientas son muy útiles para nuestro plan estratégico. Están creadas por y para grandes profesionales de todos los sectores por lo que no encontraremos ningún problema a la hora de adaptarlas a nuestros productos. La creación de un buen plan de marketing actualmente es un paso hacia la mejora de la empresa ya que unificaremos contenidos y nos posicionaremos en nuestro nicho.

Una de las cuestiones que con el tiempo se ha ido degradando y haciendo cada vez menos productivo es sin duda el correo electrónico. No es raro encontrar gente saturada por bandejas de correo inmanejables que pasan casi más tiempo gestionando el correo que en su trabajo. Sin duda a estas personas les interesará GMail Priority Inbox, una apuesta de Google por la productividad con el correo electrónico.

Con esta opción se busca destacar los correos más importantes de manera sencilla, para que no queden ocultos entre el resto de correos que hemos recibido en la bandeja de entrada. De esta manera, una vez activado el servicio, la bandeja de entrada estará dividida en tres secciones destacando en primer lugar nuestros correos más importantes.

Los mensajes se clasificarán en las bandejas de Importantes y no leídos, Favoritos y todo lo demás. La inclusión del mensaje dentro de una u otra bandeja se hará automáticamente, dependiendo de la rapidez de lectura de los mensajes, la importancia que les demos a los remitentes, el número de mensajes que intercambiamos con ellos, etc.

Pero a la vez los usuarios tendrán opción de ayudar a que los mensajes se incluyan o salgan de la Bandeja de Importantes pulsando un botón situado al lado de los mismo con el símbolo + o el símbolo -. De esta manera nosotros ayudamos a priorizar los correos más importantes según sus remitentes.

Esta opción empezará a estar disponible a lo largo de la próxima semana la opción de habilitar las prioridades en la bandeja, aunque tendremos que activarla en las opciones de configuraciones de nuestra configuración de Google Apps. Una opción inteligente por parte de Google, lanzar primero para el público general y una vez que millones lo han probado y se comprueba que no existirán ningún problema lanzarlo para el sector empresarial.

Una de las precauciones que he visto en algunas empresas consiste en la clonación de equipos como sistema de copia de seguridad. Si en nuestra empresa tenemos el mismo modelo de equipo, es decir, todos o la mayoría de los ordenadores son iguales, bastará con hacer una copia general para poder utilizarla en todos.

Pero siempre existen equipos especiales, que tienen instalada alguna aplicación que el resto no dispone, o son críticos para el funcionamiento de nuestras empresas. En estos casos es en los que una de las soluciones que podemos practicar consiste en realizar una copia exacta de los equipos casi recién instalados de manera que toda la información nos ocupará un DVD.

Si hemos ejecutado bien la instalación, realizando las particiones oportunas y separando datos de sistema, sin duda será una opción muy limpia para futuras reinstalaciones o cuando nos encontramos con algún problema del disco duro y tenemos que cambiarlo. El tiempo de reinstalación variará en función de la capacidad del equipo, pero podemos tener el equipo instalado y operativo en poco más de media hora.

En algunos casos he visto como estas copias incluso se guardaban dentro de la caja del propio equipo, pegadas a la tapa de manera que ni siquiera hay que perder tiempo en buscar dónde tenemos guardada la copia. Otra opción es tener un almacén para dichas imágenes, que pueden estar en nuestro disco duro de red, en una carpeta en nuestro servidor, o en nuestra biblioteca de DVDs correspondientemente etiquetados.

La comunicación por Internet y dar a conocer nuestros productos por esta misma vía crecen a un ritmo vertiginoso, por ese motivo debemos preguntarnos ¿Debe nuestra PYME contratar los servicios de una agencia de Medios Sociales? Este servicio puede ayudar a difundir nuestra marca pero debemos tener en cuenta una serie de pautas a respetar para tener un buen resultado.

El soporte que ofrece Internet y el amplio abanico de posibilidades que tenemos en este medio lo hace perfecto para expandirnos, darnos a conocer y consolidarnos como empresa dedicada a un sector. Este hecho ha madurado mucho en los últimos años y es algo de lo que debemos aprovecharnos.

Es una buena herramienta para potenciar el negocio. Si nos decantamos por una elección positiva ante esta pregunta debemos tener en cuenta ciertos parámetros. Desde Tecnología Pyme os comentamos cómo indexar la tarea ante una agencia de Medios Sociales.

• ¿Conocemos nuestras necesidades? Las debemos conocer y tener en cuenta para nuestra PYME. Saber a qué plataformas, redes sociales y medios debemos dirigirnos. Otra cuestión a plantearnos es la duración de nuestra campaña, es muy importante para decidir con que frecuencia daremos a conocer nuestra información.

• Identificar nuestros objetivos. En este paso debemos decantarnos por el objetivo a buscar, organizando información de la empresa y redactando el dossier a mostrar a la agencia. Estos documentos deben ir claramente vinculados a la meta que persigue la empresa.

• Oír propuestas. Este paso, rara vez respetado, quizás sea el más importante. Cuanto más propuestas oigamos más posibilidades de engrandecer nuestros conocimientos tendremos; de esta manera podemos obtener nuevas ideas y saber mejor qué camino escoger para promocionar nuestro producto.

• Evaluemos los conocimientos adquiridos. Una vez visto todo el material y contemplado con el dossier del que nacerá la meta a perseguir, debemos crear la argumentación y terminar el proyecto.

• Ejecutemos la propuesta. En el último paso debemos tenerlo todo claro, no titubear y ejecutar buscando la meta trabajada.

Estos pequeños gestos ante la empresa que nos moverá la imagen y el producto pueden facilitar la tarea y hacer aprender a los responsables de la PYME. Este tipo de acciones son positivas, el presupuesto se adecuará a la empresa o a la necesidad de la misma y llega a clientes nuevos, que al fin y al cabo es la parte más importante del negocio en la empresa.

Sin duda todos estamos de acuerdo que el uso de los puertos USB es un problema de seguridad hoy por hoy en las empresas. Fundamentalmente dos son los problemas que surgen por esta vía, la infección de virus y la pérdida de información. Para la primera tenemos disponible una herramienta muy efectiva como Panda USB Vaccine, una ayuda para mejorar la seguridad de los puertos USB.

Se trata de una pequeña aplicación de Panda para sistemas Windows que una vez instalada en nuestros equipos nos vacunará, desactivando el Autorun.inf de nuestros equipos. El programa previene la infección de los equipos por este medio, de manera que aunque se conecte una unidad USB infectada en nuestro equipo no le permitirá instalar nada.

Además incluye la opción de vacunar automáticamente las unidades USB que se conecten al equipo. Lo que ganamos con esta opción es no propagar nosotros con nuestros dispositivos USB virus. Es una cuestión que las empresas deben cuidar especialmente, puesto que no da buena imagen ir a casa de un cliente y dejarle un virus instalado en su equipo junto con la presentación o manual que le hemos pasado con nuestra unidad extraíble.

El programa es gratuito pero requiere un registro previo. Una vez completado el mismo nos enviarán al correo electrónico que hayamos facilitado el software, que ocupa algo menos de 3MB. La instalación es muy rápida y no interfiere con nuestro antivirus instalado, puesto que sólo se ocupará de los dispositivos extraíbles.

Es una opción muy efectiva, que no consumirá muchos recursos de nuestros equipos y que nos evitará un montón de problemas. Es una buena opción y sobre todo sencilla puesto que aunque existen otro tipo de soluciones, para muchas empresas pequeñas esta será la mejor solución.

Una de las cuestiones que facilitan el pago por copia en los sistemas de impresión es saber cuánto imprimimos en nuestra empresa. Si vemos que el número de copias es más elevado de lo que debiera tenemos que tomar medidas para intentar que descienda. Una de las más efectivas es establecer cuotas de impresión en la pyme.

Se trata de asignar una cuota de impresión por usuario, de manera que cada uno podrá imprimir una cantidad determinada en un periodo de tiempo que hayamos seleccionado. De esta manera, el usuario será consciente de que no debe malgastar su cuota imprimiendo algunas cuestiones que pueden gestionarse de otra manera.

Esta es una medida drástica, que en algún momento si ajustamos mucho puede traer algún problema de productividad, pero que es muy efectiva. Es recomendable tratar antes de hacer efectivas este tipo de medidas, hablar con nuestros empleados para que se responsabilicen de qué documentos deben imprimir y cuales podemos ahorrárnoslos. Por supuesto, la impresión de documentos privados queda al margen de la empresa.

Muchas veces basta con hacer una reflexión de qué documentos necesitamos imprimir, qué alternativas a la impresión tenemos o asegurarnos de qué el documento que vamos a imprimir es la versión definitiva. Con un poco de responsabilidad el número de impresiones debe bajar. Este tipo de restricciones no suelen tener un buena acogida por parte de los empleados, por eso siempre debe ser una medida de último recurso.

A veces existe la creencia de que un determinado aspecto de las empresas puede resolverse o mejorarse invirtiendo o usando tecnología. Tenemos que ser conscientes de que tipo de empresas manejamos, qué relacción tiene con el ámbito tecnológico, tanto la empresa como sus clientes. Al fin y al cabo la tecnología no lo resuelve todo en las empresas.

Podemos aplicar todas las técnicas SEO para posicionar nuestra página web para que esté posicionada en primer lugar en los buscadores, si luego resulta que la mayoría de nuestros clientes potenciales no utilizan Internet será una inversión perdida, puesto que estamos focalizando la tecnología en un sentido que no beneficiará a nuestra empresa.

Podemos tener los últimos modelos de ordenadores, servidores de alta capacidad y utilizar productos líderes en gestión empresarial, pero si al final tenemos una red comercial apegada a la vieja escuela, que no saben utilizar estas herramientas estaremos en el mismo lugar en el que empezamos pero una inversión perdida.

Imaginaros una empresa que crea una sala de telepresencia, para realizar reuniones virtuales que ahorre un montón de dinero en viajes a la empresa para el desarrollo de un proyecto. Si dicho proyecto se viene abajo y no sale adelante y el resto de clientes no utilizan la videoconferencia, tenemos un centro de telepresencia pero deberemos seguir viajando.

Tenemos que ser conscientes del tiempo que tardaremos en recuperar el dinero invertido en tecnología. Suponemos que una inversión bien realizada al cabo de poco tiempo en lugar de costarnos dinero nos ahorrará dinero. Suponemos que una buena inversión tecnológica tiene que mejorar la productividad de nuestro negocio y hacer que nuestros empleados sean más productivos.

Invertir en tecnología sí, pero no a cualquier precio. Tenemos que tener un objetivo claro que mejorar y una propuesta tecnológica que nos ayude a mejorarlo. Si sabemos elegir nuestras inversiones en este ámbito seguro que nuestra empresa podrá ofrecer mejores precios en base a una mayor eficacia, lo que provocará una espiral de más clientes y mayores ingresos.

Los clientes son el motor de todo negocio. Nuestro trato con ellos nos potenciarán y nos harán conocidos por el “boca a boca”. Ellos tienen el poder de hacernos visibles para nuevos clientes o recalcar nuestra profesionalidad. Por ese motivo debemos cuidar a los clientes desde la PYME y los autónomo.

Los clientes son el motor de todo negocio. Nuestro trato con ellos nos potenciarán y nos harán conocidos por el “boca a boca”. Ellos tienen el poder de hacernos visibles para nuevos clientes o recalcar nuestra profesionalidad. Por ese motivo debemos cuidar a los clientes desde la PYME y los autónomos.

Una de las mejores herramientas para ampliar nuestra zona de actuación o para saber quién se interesa más por nuestros productos es la estadística. Gracias a esto podemos llegar a expandir la presencia de la PYME a otros países o decantarnos por un producto antes que por otro, desde Tecnología Pyme os presentamos varias alternativas a Google Analytics que os ayudarán en la labor de entender Internet y el marketing online.

Actualmente muchas empresas contemplan las habilidades de SEOs para expandir su negocio. Existen métodos para movernos por Internet, posicionarnos y luchar por una primera posición pero olvidamos comprender el mercado. Si conocemos a nuestros visitantes y clientes en potencia podremos ajustarnos mejor al mercado.

CrazyEgg

Este sistema de estadística nos reporta información sobre dónde vienen nuestros visitantes, nos informa dónde hacen clic, optimiza nuestra Web y nos informa sobre la conducta y hábitos de los usuarios que suelen visitar. De esta forma afinamos el contenido de nuestra Web corporativa para el cliente más exigente.

ClickTale

Esta herramienta destaca con la opción de mostrarnos un video con acciones y actividad de los visitantes. De esta manera nos ayuda a comprender las necesidades de los clientes que visitan nuestra Web corporativa. Es sencilla y útil, nos da justo lo que necesitamos y el SEO de la empresa puede ver de manera cómoda el comportamiento de la Web.

Snoop

Este servicio viene de la mano de Reinvigorate, empresa especializada en estadísticas. Como principal característica nos da los resultado de los visitantes en acción a tiempo real. Es interesante ver cuantos clientes o interesados en nuestros productos están y por qué se están decantando.

Measure Map

Una de las cuestiones que casi todas las empresas han implementado ya es situarse en Google places, pero por si todavía no habéis situado vuestros negocios en el mapa de Google se ha creado una guía de Google places para empresas, con el objetivo de fomentar aún más la localización de las empresas en los mapas de Google.

La guía está pensada para seguir paso a paso y nos da toda la información necesaria que debemos conocer. Tan importante como situar nuestros negocios es saber qué información debemos aportar, cómo se verificará dicha información. Importante para la hora de mejorar posicionamiento, es la entrada de cómo crear una ficha de empresa de calidad.

Uno de los aspectos que nos dan un plus respecto a la competencia, además de completar toda la información será la subida de fotos y vídeos de nuestras empresas. Esto nos ayudará a aparecer antes que empresas que no tengan incluidas estas opciones.

Un informe de Panda Labs revela que uno de cada cuatro nuevos gusanos están diseñados para infectarse a través de conexiones USB. Este tipo de gusanos se copian a sí mismos en cualquier unidad con capacidad de alojar información, ya sean tarjetas de memoria, discos duros externos, CD/DVDs, etc.

De momento este método de infección no supera al correo electrónico, líder indiscutible en infecciones de equipos, pero la tendencia de ambos es a la convergencia, disminuyendo el número de infecciones por correo electrónico y a la vez aumentando las infecciones a través de dispositivos de almacenamiento conectados por puertos USB.

La técnica de explotación de estos ataques sigue el mismo patrón, utilizando para ello el archivo Autorun.inf que posibilita la ejecución automática de parte del contenido del dispositivo extraíble cuando este se conecta a un equipo. Mediante la modificación de dicho fichero se permite que el malware se copie automáticamente a un ordenador al conectar el dispositivo, quedando infectado y a su vez infectando a cada dispositivo nuevo que se conecte al mismo.

La tecnología juega un papel importantísimo en nuestro trabajo diario. Nos ayuda a organizarnos, rendir más, realizar tareas más rápidamente,... pero a veces también nos entorpece u obliga a realizar tareas de rodeo por no estar bien implementada.

Pero todo eso tiene solución, a veces ésta parte de nuestra mano pero en otras son nuestros propios empleados los que nos la facilitan pero no sabemos escucharlos. Luego tenemos que aprender a escuchar las peticiones tecnológicas de nuestros empleados.

En muchas ocasiones, nuestras soluciones son tan cerradas que no somos capaces de ver más allá y lo que sería habilitar al usuario para instalar, o hacerlo el propio departamento encargado, una simple aplicación lo convertimos en un ataque sin ver que ese trabajador va a estar más cómodo con ella, haciendo mejor su trabajo o ayudandole al realizarlo.

Las plantillas de documentos son un instrumento ampliamente utilizado en las pymes a la hora de trabajar con distintos formatos de documentos. Una plantilla para el envío de fax, otras para correos electrónicos, etc. conforman en la pyme una biblioteca documental de plantillas, pero muchas veces el ahorro de tiempo puede volverse en nuestra contra cuando tenemos que modificar dichas plantillas. En este momento nos damos cuenta de la ineficacia de las plantillas ofimáticas en la pyme.

Y es que como en otros casos el problema no está en las propias plantillas sino en nosotros mismos, que creamos documentos de la manera que nos es más cómoda sin pensar que una plantilla debería ser algo general que luego se particulariza. Muchas veces utilizamos un documento que modificamos, sin que éste sea un plantilla y se haya creado para tal fin.

En estos casos, a poco que el usuario que debe modificar la plantilla tenga justos los conocimientos ofimáticos tardará más en modificar el documento que en crear una plantilla nueva. Y es que en este momento es cuando comprobamos que debemos regirnos por una reglas generales a la hora de crear la plantilla. Hacer que estas plantillas sean útiles y no que den más trabajo en su adaptación que crear un documento desde cero.

Además, es muy importante que exista una mínima documentación sobre las plantillas. Puede parecer una tontería, pero si vamos a crear una biblioteca de plantillas es conveniente documentar los pasos que seguimos así como los distintos problemas que se van encontrando los usuarios y como se resuelven. Unas FAQ’s sobre plantillas nos ahorrarán mucho tiempo.

No pensemos que este documento lo voy a utilizar sólo una vez, sino que si se trata de organizar la documentación, introduciendo unos criterios semejantes para toda la empresa, tenemos que facilitar las plantillas de manera que los usuarios las utilicen lo más posible, que perciban que es un ahorro de tiempo respecto de su tarea habitual, no una carga.

Las aplicaciones Open Source para la seguridad de la PYME cada vez están más depuradas y cuentan con una mejor integración en sistemas. Su funcionamiento es correcto, tienen opciones que las hacen potentes y cuenta con una característica muy bien tratada, no suelen consumir rendimiento de nuestros equipos.

Dentro de los antivirus encontramos una buena gama de aplicaciones aptas para equipos de escritorio como para servidores dedicados. Luego mostraremos otras opciones de seguridad que la comunidad Open Source nos muestra.

• Clam AntiVirus es un antivirus completo, de interfaz gráfica sencilla y muy potente. Esta aplicación la encontramos para sistemas Linux o Unix.

• Clam AntiVirus para Windows es un antivirus en la nube capaz de competir con una aplicación similar instalada en nuestro propio equipo. Es una buena recomendación para servidores dedicados con Windows como sistema operativo.

• Clam Win Free Antivirus es la rama dedicada al uso domestico. Podemos usarlo en el ya veterano Windows 98 hasta la actual rama de sistemas operativos para servidores de Windows.

*Nixory es un anti-spyware creado para integrarlo en Firefox que trabaja como antivirus con un potente firewall para eliminar spywares.

Una parte importante a proteger dentro de las empresas es el correo electrónico. Podemos aprovechar si tenemos un servidor dedicado a esta labor para crear nuestro sistema anti spam.

• ASSP es una aplicación que controla y filtra la llegada de correos con spam. Podemos integrarla con sistemas tan conocidos como Lotus Note, Exchange u otro servidor de correo SMTP. Esta aplicación la podemos configurar en sistemas Linux y Unix.

Dentro del apartado de copias de seguridad podemos encontrar varias soluciones. Estas soluciones, desgraciadamente no cuentan con tantas opciones como las que podemos ver en el mercado de pago.

• Areca Backup es un programa sencillo con funciones justas. Hace copias de seguridad de archivos, carpetas y las posiciona con un cifrado robusto, pero no crea imágenes de disco. Podemos hacer copias desde la red o desde sistemas de alojamiento FTP en sistemas Windows.

• Partimage esta dedicado para la recuperación de estados críticos del sistema después de un grave fallo. Esta aplicación la encontramos en un CD Live llamado SystemRescuecd. Sólo podemos aplicar este programa en sistemas Linux pero al estar en un CD Live podemos usarlo en todas las plataformas.

Los programas Open Source están ligados a la creencia de que son gratuitos, nada más lejos de la realidad. Estos programas deben ir acompañados de una implementación, instalación y configuración; esto implica costes aunque si que es un ahorro para la empresa. Los programas de libre distribución no están tan depurados como los de pago, pero empiezan a avanzar por un camino de uso en las empresas.